Få et indblik i GDPR Compliance Software

GDPR compliance er en udfordring.

Alle, der har været involveret i at forberede en organisation på at overholde GDPR, ved, at det er en udfordring. 

GDPR har mange krav, som kræver betydelige ændringer i din organisations arbejdsmetoder. Samtidig kan disse krav være svære at definere og fortolke for utrænede kolleger, der ikke kender til GDPR og compliance.

Som ansvarlig for GDPR-overholdelse skal du finde ud af, hvordan din organisation vil sikre overholdelse af GDPR. Denne opgave vil påvirke forskellige aspekter af organisationens arbejdsgange, og dine kolleger vil måske modsætte sig disse krav, da de påvirker deres job og præstationer.

Dine kolleger vil have brug for klar vejledning fra dig om, hvordan organisationen tilpasser sig GDPR-kravene, og det sætter dig på prøve.

Det kan være udfordrende og dyrt at ændre en organisations arbejdsgange. For at gøre ændringerne effektive ud fra et forretningsmæssigt perspektiv giver det mening at overvåge ressourcer, når man implementerer GDPR. 

Hver eneste lille smule ekstra klarhed, du har om at opnå GDPR-overholdelse, vil have en positiv afsmittende effekt på hele din organisation og vil hjælpe din organisation med at overholde reglerne fuldt ud og på en forretningsorienteret måde. 

Det skal bemærkes, at dokumentation er en vigtig del af GDPR-overholdelse. Alligevel vil det primære formål og udbytte være de reelle ændringer i organisationens sikre behandling af personoplysninger. 

Det ideelle niveau af GDPR-overholdelse opnås, når dokumentationen er transparent, tilgængelig og understøtter din organisations daglige overholdelse.

Hvad er GDPR compliance software?

I sin enkleste form er GDPR-compliance-software en kategori af software, der hjælper dig med at blive GDPR-compliant og løbende håndtere compliance.

Dokumentation betragtes ofte som hjørnestenen i GDPR-compliance, men det er kun én brik i puslespillet. Den virkelige udfordring ligger i at tilpasse forretningsprocesser og systemer til GDPR-kravene og gøre dem tilgængelige for dine kolleger, så de kan samarbejde effektivt.

GDPR-softwaren skal hjælpe dig med at opnå dette.

Det kan være en fordel at centralisere din indsats for at overholde GDPR i en enkelt softwareløsning. Denne tilgang sikrer, at al dokumentation, alle opgaver og alt samarbejde foregår på én platform.

Når al kommunikation og samarbejde foregår via GDPR-compliance-softwaren, fremmer det en klar kommunikation med dine kolleger. Desuden letter det byrden for dig som compliance-ansvarlig, da softwaren tilbyder en struktureret og foruddefineret tilgang til at opnå GDPR-compliance. Ved at følge softwarens etablerede procedurer og udfylde de nødvendige detaljer kan din organisation eliminere usikkerhed på jeres rejse mod GDPR-overholdelse.

Forskellige organisationer - forskellige behov

Størrelsen og kompleksiteten af din organisation vil påvirke det optimale valg af software til overholdelse af GDPR. 

I en lille virksomhed giver det mening at kigge efter omkostningseffektive, intuitive løsninger, der tilbyder vigtige GDPR-funktioner som data-mapping og fortegnelse. 

I en nystartet virksomhed vil du have de samme behov som en lille virksomhed, men du bør overveje at vælge software, der kan skaleres i takt med væksten.

I en mellemstor virksomhed vil du stadig have gavn af at vælge brugervenlig software, der er udstyret med flerbruger- og opgavestyringsfunktioner, som gør dig i stand til at håndtere mere komplekse arbejdsgange.

En stor virksomhed med flere afdelinger og internationale aktiviteter står over for komplicerede compliance-udfordringer. Hvis du administrerer compliance i sådanne virksomheder, har du gavn af en omfattende softwareløsning til at administrere flere registreringer af behandlingsaktiviteter på tværs af forskellige jurisdiktioner.

I den offentlige sektor bør du lægge vægt på sikker software, der omfatter brugerstyringsfunktioner, logning og andre funktioner. Det hjælper med at opfylde strenge standarder for ansvarlighed og sikrer overholdelse af love om transparens.

Du kan læse mere om dette, og om du virkelig har brug for GDPR-software, her.

Features i GDPR compliance software

Softwarens funktioner er naturligvis vigtige. De skal passe til din organisations specifikke behov, og det skal du sikre dig, da alle udbydere er forskellige og har forskellige måder at forme deres software og funktioner på. 

Din GDPR-compliance-software bør helt sikkert have funktioner til kortlægning og dokumentation af dine datastrømme, fordi effektiv kortlægning af data er kernen i GDPR-compliance. 

Desuden hjælper evnen til at evaluere din compliance-indsats fra forskellige perspektiver, hvad enten det er efter system, proces eller organisationsstruktur, med at opretholde en omfattende og fleksibel tilgang til at opfylde lovkrav.

Det er også klogt at vælge software, der kan udvikle sig sammen med din organisations skiftende krav. Selvom GDPR-overholdelse måske er dit umiddelbare fokus, bør softwaren ideelt set have kapacitet til at udvide til andre compliance-områder som ISO27001 eller NIS2. Denne fleksibilitet kan strømline dine processer og gøre dig i stand til at håndtere flere compliance-forpligtelser inden for en enkelt platform.

I denne artikel undersøger vi, hvad vi mener er de vigtigste features i GDPR-compliance-software.

Før du køber GDPR compliance software

Funktioner er vigtige, men de bør ikke være det eneste fokus for din due diligence. 

Undersøg virksomheden bag softwaren, dens compliance, kundetilfredshed, hvor let det er at komme i gang, supportniveau, og hvordan priserne kan udvikle sig i takt med dine behov.  

Disse faktorer vil i høj grad påvirke business casen for den valgte software, og du kan læse mere om dem i vores guide til køb af GDPR-compliance-software.

GDPR software kategorier

Software til overholdelse af GDPR, som vi har talt om indtil nu, vil ofte blive betragtet som en del af GRC-software (Governance, Risk and Compliance). 

Software kan også hjælpe med GDPR-overholdelse på måder, der ikke falder ind under GRC-kategorien. Dette afsnit vil udforske andre softwareløsninger, som kan være interessante for din organisations compliance-indsats. 

Cookie Consent Management

Hjemmesider, der gemmer cookies i en brugers browser, skal indhente udtrykkeligt samtykke fra brugeren. Denne proces med at give eller tilbagekalde samtykke skal være ligetil og sikre, at brugerne nemt kan administrere deres præferencer.

Cloudbaserede softwareløsninger bruges ofte til at strømline administrationen af cookie-samtykke. Disse løsninger anvender typisk pop-up-formularer, så brugerne kan give eller trække samtykke tilbage direkte på hjemmesiden. Det giver en brugervenlig måde at administrere cookiepræferencer på.

Software, der er specielt designet til dette formål, kaldes software til håndtering af cookiesamtykke.

Anmodning om adgang for registrerede

I henhold til GDPR har de registrerede ret til at få adgang til de personoplysninger, som en organisation behandler.

Det kan være en stor opgave at efterkomme sådanne anmodninger om indsigt, især for organisationer, der behandler personoplysninger om hundredtusinder af mennesker. De strenge regler på området gør det ikke nemmere.

Der er udviklet software til at forenkle processen med at lette anmodninger om indsigt fra registrerede. Det er almindeligt kendt som software til anmodninger om adgang til registrerede, eller kort sagt DSAR-software.

Hjemmeside scanning

Et website skal sikre sine brugere og informere dem om, hvordan deres oplysninger behandles; der er krav og bedste praksis for at gøre det. En hjemmesidescanner kan tjekke, om din hjemmeside overholder disse standarder.

Scanneren verificerer tilstedeværelsen af vigtige dokumenter som en privatlivspolitik og en cookie-politik. Derudover tjekker den, om dit website bruger sikre protokoller, såsom HTTPS og TLS, til at beskytte oplysninger under overførslen mellem webserveren og brugernes enheder.

Den kontrollerer også, om dit websted bruger DNSSEC, en teknologi, der forhindrer angribere i at omdirigere besøgende til falske websteder. 

Vendor Management Software

En ofte glemt, men vigtig opgave i GDPR er at auditere dine databehandleres overholdelse af dine databehandleraftaler.

Du bør udføre disse audits regelmæssigt i henhold til dine risikovurderinger af databehandlerne. 

Leverandørstyringssoftware kan nemt strømline og understøtte dine auditprocesser eller endda automatisere dem helt. 

Denne softwarekategori hjælper med at revidere og administrere databeskyttelsesaftaler med tredjeparter, hvilket forbedrer din overordnede compliance- og datasikkerhedsposition.

Data Discovery

Dataopdagelse indebærer identifikation og klassificering af data i en organisations systemer, hvilket hjælper med at finde ud af, hvor data befinder sig, om det er i databaser, filer osv. 

Ud over blot at lokalisere data klassificerer det også datas følsomhed, hvilket gør det nyttigt til at håndhæve databeskyttelsespolitikker. 

Dataopdagelse er nyttig for en virksomheds bredere datastyringsstrategi, hvad enten det drejer sig om compliance, sikkerhed eller optimering. Det sikrer, at data lagres effektivt og håndteres i henhold til lovkrav og intern best practice.

Indholds filtrering

Indholdsfiltrering hjælper med at forhindre upassende deling af følsomme oplysninger som f.eks. personnumre.

Det fungerer ved at overvåge og kontrollere datatransmission via kommunikationskanaler som f.eks. e-mail og beskeder. Den scanner udgående og indgående kommunikation for at opdage og blokere enhver ikke-kompatibel dataanvendelse baseret på overholdelse af din organisations databeskyttelsespolitikker. 

Indholdsfiltreringssoftware hjælper dig med at overholde organisationens databeskyttelsesstandarder. Det er også meget nyttigt til at forhindre databrud og uautoriseret datadeling i realtid, da det simpelthen vil nægte brugere at dele data, der matcher dine brugerdefinerede filtre.

Konklusion

Brug af GDPR-software er en strategisk beslutning, der hjælper organisationer med at styre deres compliance-indsats mere effektivt. Det centraliserer dokumentation, strømliner processer og forbedrer samarbejdet, hvilket gør det lettere at opfylde GDPR-kravene.

Valget af den rigtige software afhænger af din organisations specifikke behov, uanset om det drejer sig om grundlæggende datakortlægning for små virksomheder eller omfattende administration i flere jurisdiktioner for store virksomheder.

Da du skal bruge denne software i et betydelig omfang, kan det godt betale sig at investere tid i grundig research og evaluering.