En guide til at købe compliance software

Har du gjort research på softwarevirksomheden bag produktet du køber? Er du villig til at investere tid, penge og kræfter i at opnå GDPR-compliance ved at bruge deres software?

Når du har sammenlignet forskellige softwareudbydere og fundet en, der passer til dine behov, bør du foretage din egen due diligence af virksomheden.

Er udbyderen pålidelig? Har de tilfredse kunder, og hvad er erfaringerne fra dem, der er mindre tilfredse?

Tag dig tiden til at undersøge dette grundigt, da dette kan spare dig meget besvær på mellemlange bane. Udforsk udbyderens deres hjemmeside, gennemgå deres LinkedIn-profil, deltag i deres webinarer for at stille spørgsmål, og undersøg, hvor længe de har været i branchen for at vurdere deres troværdighed.

I denne artikel ser vi nærmere på 16 aspekter du kan kigge efter, når du udfører din due diligence på en softwareudbyder.

Opbevaring af data

Hvor dine data opbevares, bør være en overvejelse du gør, for at overholde GDPR.

Overholdelse bliver mere kompleks, når data behandles uden for EU, så du skal beslutte, om du foretrækker, at din leverandør opbevarer persondata inden for EU, eller om du er tryg ved, at data opbevares andre steder.

Hvis du vælger en leverandør, der behandler persondata uden for EU, skal du sikre dig, at du overholder kapitel 5 i GDPR, som omhandler internationale dataoverførsler.

Kvalitetssikring

Når du vælger compliance-software, vil din organisations compliance i høj grad afhænge af leverandørens tilgang til at sikre, at softwaren lever op til de lovmæssige standarder. Det er vigtigt at overveje, hvordan udbyderen har udviklet sin løsning. Har de brugt eksterne juridiske eksperter til kvalitetssikring, eller er de udelukkende afhængige af intern ekspertise? Hvordan sikrer de, at softwaren forbliver opdateret med lovændringer?

Selv om det kan virke besværligt, vil din compliance være knyttet til den software, du vælger, så disse spørgsmål er vigtige at tage stilling til, før du træffer en beslutning.

Compliance Audit

Din nye softwareleverandør bør prioritere overholdelse og transparens, hvilket er helt i GDPR's ånd. 

Se efter en virksomhed, der offentliggør sine databehandleraftaler, resultater af tredjepartsrevisioner og alle forsikringer, der viser dens engagement i dataforvaltning og compliance. Dette kan omfatte kopier af virksomhedens IT-sikkerhedspolitik eller andre dokumenter, der beskriver virksomhedens tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger.

Ideelt set bør disse compliance-dokumenter være let tilgængelige via deres hjemmeside, da dette niveau af gennemsigtighed er et centralt behov for alle potentielle kunder.

Dine behov

Overvej, hvordan din organisation i øjeblikket håndterer compliance, og sammenlign det med de funktioner, som compliance-softwaren tilbyder. Sørg for, at softwaren passer til din organisations specifikke behov og giver klare fordele. 

Denne vurdering vil også hjælpe med at afklare business casen for implementering af compliance-software.

Læs mere om de funktioner, du skal kigge efter i GDPR-compliance-software her.

Produkt roadmap

Produktets roadmap giver værdifuld indsigt i leverandørens langsigtede engagement i softwaren og dens fremtidige retning. Ved at gennemgå roadmappet kan du få overblik over kommende opdateringer og forbedringer og sikre, at softwaren fortsat opfylder dine behov. 

Det giver også et indblik i leverandørens tidligere aktivitetsniveau og produktfokus, hvilket giver dig en idé om deres engagement i løbende forbedringer.

Onboarding

Er det nemt at komme i gang med den nye udbyder? Onboarding-processen kan variere afhængigt af, om du starter helt fra bunden eller allerede har compliance-dokumentation hos en anden udbyder.

Hvis du er i tvivl, så tøv ikke med at kontakte den nye leverandør for at få en vurdering.

Hvis du i øjeblikket håndterer din GDPR-overholdelse via en anden software eller endda et Excel-ark, kan du kontakte din nuværende leverandør for at få hjælp til at eksportere dine eksisterende data til genbrug.

Tidshorisont

I forbindelse med onboarding-processen er det vigtigt at fastlægge tidshorisonten fra din første due diligence af softwareleverandøren til det punkt, hvor softwaren er fuldt integreret og kompatibel i din organisation. Det indebærer at fastlægge, hvor lang tid det vil tage at evaluere, implementere og begynde at bruge softwaren i praksis.

Når du overvejer tidshorisonten, skal du spørge dig selv: Hvornår skal systemet være fuldt operationelt i organisationen? Hvilke skridt er nødvendige for at nå det punkt? Evaluer også, om den valgte software stemmer overens med dine mål, og om den vil gøre dig i stand til at opnå de ønskede resultater inden for den forventede tidsramme.

Support

Et godt supporttilbud kan hjælpe dig med at overvinde forhindringer, løse problemer hurtigt, give vejledning og guide dig i den rigtige retning. Det styrker ikke kun dine ressourcer, men kan også reducere afhængigheden af dyre eksterne konsulenter.

Sammen med god support kan god software forbedre din compliance-proces betydeligt. Det kan spare tid og penge, forenkle driften og afhjælpe mange bekymringer.

Integrationer

Hvis din compliance-platform skal integreres med din nuværende IT-portefølje, er det vigtigt at sikre, at softwaren fungerer problemfrit med dine andre systemer.

For eksempel skal platformen kunne henvise til eller deep-linke filer, der er gemt i din eksisterende fildeling, hvilket reducerer behovet for at administrere de samme dokumenter på tværs af flere platforme.

Det er også en fordel, hvis platformen tilbyder API-integration, så du kan forbinde dine eksisterende systemer direkte med compliance-softwaren. På den måde kan du fortsætte med at bruge den software, der allerede fungerer godt i din organisation, uden at udskifte den.

Få en prøve af softwaren

Du bør teste din nye GDPR-compliance-software, før du fuldt ud forpligter dig til at bruge den som grundlag for din organisations compliance-strategi.

En prøveperiode kan afdække, om softwaren virkelig passer til din virksomheds behov.

Kontakt leverandørerne for at arrangere en prøveperiode, eller benyt dig af en gratis prøveperiode, hvis den er tilgængelig.

Sørg for, at den gratis prøveversion repræsenterer den version, du planlægger at købe, da prøveversionen måske mangler vigtige virksomhedsfunktioner.

Eksport data

Du bør også sikre dig, at du nemt kan eksportere dine data i et brugbart format, før du forpligter dig fuldt ud. Denne mulighed er afgørende, hvis du nogensinde får brug for at skifte leverandør.

Hvis du beslutter dig for at skifte løsning på et senere tidspunkt, kan du spare meget tid og mange penge ved at kunne eksportere dine data problemfrit. Jo lettere overgangen er, jo bedre er det for din virksomhed. 

Desuden viser en leverandør, der tilbyder enkle eksportmuligheder for data, at den er troværdig, da den ikke med vilje gør det svært for kunderne at forlade den.

Business Case

En stærk business case bør også veje tungt, når du vurderer GDPR-compliance-software til din organisation.

Selv om denne software har en pris, giver den også flere fordele. Men hvad er disse fordele, og opvejer de udgifterne?

• Hjælper softwaren dig med at opnå et højere niveau af GDPR-compliance?
• Gør den det lettere at opretholde compliance, især når reglerne ændres?
• Sparer du tid ved at strømline dine processer?
• Kan både uddannede og uuddannede kolleger bruge softwaren, hvilket gør din compliance-indsats stabil på trods af organisatoriske ændringer?

Selv om nogle fordele kan være svære at kvantificere, er det afgørende at forstå den samlede cost-benefit, før man beslutter sig.

Price

Software til overholdelse af GDPR kommer ofte med forskellige prismodeller. 

Nogle virksomheder opkræver betaling baseret på antallet af brugere, der skal have adgang til softwaren, mens andre opkræver betaling i henhold til den leverede funktionalitet, blandt andre faktorer.

Det vigtige er, at du kender prismodellen, så du kan vurdere dine omkostninger ved at bruge softwaren i dag og i fremtiden, hvis dine behov ændrer sig.

Ekstern adgang

Hvis du arbejder med en ekstern konsulent, som måske har brug for adgang til din compliance-dokumentation, skal du sikre dig, at softwaren understøtter denne funktion. Hvis du giver eksterne konsulenter adgang, kan de gennemgå din opsætning og komme med forslag til forbedring af compliance-relaterede opgaver. Det øger nøjagtigheden og effektiviteten af dine compliance-processer og giver et stærkere og mere produktivt samarbejde med eksterne partnere.

Dokumentation

Evaluer softwaredokumentationen grundigt for at sikre, at den ikke skaber forhindringer, når du bruger deres software. 

Det kan virke som en lille ting at tjekke dokumentationen, men det er let at overse dens betydning. God dokumentation kan hurtigt hjælpe dig med at løse problemer, du tilfældigt støder på, spare tid og støtte din indsats for at overholde reglerne.

Referencer

Hvad har kunderne sagt om softwareudbyderen?

Gennemgå leverandørens referencer for at finde ud af, hvilke virksomheder der i øjeblikket bruger deres løsning. Er det kendte, velrenommerede virksomheder, som typisk holder deres leverandører op på høje standarder? Deres engagement kan være en stærk indikator for leverandørens pålidelighed.

Se efter feedback fra både tilfredse og utilfredse brugere for at få et afbalanceret perspektiv. Vær opmærksom på eventuelle positive og negative tilbagevendende temaer i feedbacken, da disse kan give værdifuld indsigt i softwarens styrker og potentielle ulemper. 

Det vil hjælpe dig med at træffe en mere informeret beslutning.

Konklusion

Det er en værdifuld beslutning på lang sigt at vælge en pålidelig udbyder af GDPR-software, der passer til dine nuværende og fremtidige behov. 

Det rigtige valg vil strømline compliance, beskytte din organisation og tilpasse sig i takt med, at reglerne udvikler sig. 

På den anden side kan det at vælge den forkerte leverandør føre til dyre hovedpiner senere hen, især hvis du er nødt til at skifte, efter at du har investeret tid og ressourcer. Tag dig tid til at træffe en velinformeret beslutning på forhånd - det er en investering, der vil betale sig i det lange løb.