GDPR Revision

Introduktion

Behovet for beskyttelse af private informationer er forhøjet markant efter nutidens digitalisering. Af samme grund indtrådte GDPR-forordningen i sin tid, der netop stiller krav til organisationers behandling af persondata. For at sikre, at en organisation overholder disse krav, skal der foretages en evaluering af organisationens GDPR compliance. Dette gøres gennem en revision af GDPR compliance. Ved at gøre dette systematisk og objektivt vil en organisation ikke kun sikre, at denne overholder de juridiske forpligtelser, der følger med GDPR, men det skaber samtidig også ekstra grundlag for tillid mellem organisationen og dennes kunder.

Revisionen af GDPR compliance er derfor kort sagt en vurdering af en organisations overholdelse af GDPR; revisionen hjælper med at forstå, hvilken slags persondata du behandler og hvordan, om du behandler det på lovlig vis, samt om der overhovedet er et behov for at behandle det. Måske alt er, som det skal være, eller måske er der noget, der skal tjekkes op på; uanset hvad får organisationen styr på de behandlinger, der foretages, gennem en revision.

Det er vigtigt, at man forstår meningen med revisionen og dedikerer tid til den. Der vil i det følgende gennemgås, hvad der hører sig til en GDPR compliance revision (herunder en tjekliste), hvordan denne proces kan udarbejdes, samt hvordan revisionen kan optimeres og effektiviseres med moderne værktøjer, der er lavet specifikt til at strømline processen i forbindelse med GDPR datarevisioner uden at gå på kompromis med kvaliteten.

Forstå GDPR compliance revisioner

For at der i det hele taget må behandles data, skal der være et juridisk behandlingsgrundlag, som er defineret udtømmende i GDPR artikel 6 og artikel 9. Dette er essentielt for databeskyttelsen, idet det sætter standarden for, hvornår man overhovedet må behandle data. Det data, der kan behandles, skal også følge specifikke principper for sikker håndtering med hensyn til retfærdighed, gennemsigtighed, nøjagtighed og beskyttelse. Disse principper omfatter formålsbegrænsning, minimering af unødvendige data og opretholdelse af fortrolighed. Principperne skal endvidere kunne dokumenteres, således man er sikker på, at organisationen behandler data på en ansvarlig måde.

Når de aktiviteter, der involverer behandling af data i organisationen, er blevet defineret, er det nødvendigt at foretage en gennemgang af dem; her kommer revisionen af GDPR compliance ind. Man skal bl.a. bruge principperne til at beslutte, hvorvidt organisationens behandling af data gøres på ansvarlig og korrekt vis. Derudover giver en revision af GDPR compliance mulighed for at undersøge organisationens databehandlere, og om disse tillige behandler data på ansvarlig vis. En sådan revision sikrer dermed, at man når hele vejen omkring ens compliance, således der ikke behandles unødigt data.

Gennem revisionen kan man derfor også finde mulige områder, som er i risiko for ikke at overholde GDPR. Regelmæssige revisioner hjælper med at identificere potentielle områder med manglende overholdelse og muliggør hurtig korrektion. Organisationer bør derfor prioritere løbende datastyring. Hvis der er nogen områder med manglende compliance, skal der oprettes en handlingsplan, som skal implementeres for at sikre, at databehandlingen sker i overensstemmelse med GDPR. Ved at opretholde en robust og fast ramme for databeskyttelse undgår organisationer dyre bøder, skader på omdømmet og, vigtigst af alt – brud på datasikkerheden.

Hvor ofte skal en GDPR compliance revision udføres?

Det kan være svært at bestemme, hvor ofte en revision skal foretages. Frekvensen kommer ofte an på forskellige faktorer som eksempelvis organisationens størrelse og sektor, karakteren af de behandlede data samt risikoniveauet forbundet med behandlingsaktiviteterne. Det anbefales som minimum at afholde en årlig revision for at sikre, at organisationen fortsat overholder principperne for ansvarlig behandling samt er opdateret på mulige ændringer i GDPR-lovgivningen og de britiske databeskyttelseslove. Ved at afholde revisioner regelmæssigt kan det bidrage til at identificere og håndtere mulige problemer rettidigt.  

Værktøjer hertil kan være med til både at forenkle og strømline revisionen. Ved at gøre brug af et værktøj som årshjulet kan man sikre, at planlægning og organisering af aktiviteter sker regelmæssigt og struktureret. Her automatiserer man revisionsprocessen ved at planlægge, hvornår hvilke revisioner skal foretages, således det sker gnidningsfrit. Et andet værktøj kan være Data Processor Audit Service, som er behjælpelig i processen til at optimere den dataansvarliges opgaver og effektivisere tilsynet med databehandlere, således det sker korrekt og rettidigt. Her ydes der gennem værktøjet også en support til databehandlere, således man kan sikre GDPR compliance.

Lær mere om vores gratis compliance årshjul

Sådan laves en effektiv GDPR datarevision

Hvordan laver man så en revision af organisationens GDPR compliance? Det er ikke nødvendigvis en nem opgave, idet det kræver både tid og indsats. Det er derfor vigtigt, at man klarlægger sin GDPR gennemgang, således man hverken glemmer eller negligerer noget.

Først skal man overveje omfanget af revisionen – hvor meget skal der gennemgås? Dernæst skal man se på, hvilken slags data man har med at gøre, og hvilket data der skal revideres. Endeligt skal man fastlægge en tidsplan for revisionsprocessen.

Brugen af teknologi kan i høj grad forbedre effektiviteten af revisionen. Som nævnt før, kan automatiserede værktøjer strømline en stor del af den praktiske del i at udføre revisionen, idet disse skaber rammerne for en sikker og gennemarbejdet GDPR compliance revisioner. Disse værktøjer kan også være med til at belyse og identificere mulige overholdelsesmangler og områder med plads til forbedring.

Du vil måske også kunne lide: Privacy Pro

Endvidere er det vigtigt at implementere proaktive foranstaltninger, således man sikrer løbende GDPR compliance. Dette indebærer blandt andet træning af medarbejdere i GDPR- og IT-sikkerhed, vurdering og eventuel opdatering af databeskyttelsespolitikker samt planlægning af regelmæssige datarevisioner. Disse foranstaltninger kunne man ydermere automatisere og sikre overholdelse af ved at gøre brug af et årshjul.

Det kræver derfor en kombination af strategisk planlægning, proaktive foranstaltninger og eventuelt teknologiske værktøjer til at hjælpe med arbejdet og sikre overholdelse af GDPR. Ved netop at have en omfattende og periodisk tilgang til sådanne revisioner kan en organisation effektivt håndtere deres databeskyttelsesforpligtelser og minimere risikoen for manglende overholdelse.

GDPR dokumentation i Excel vs. Platform

Tjekliste til revision af GDPR compliance

For at sikre, at man når i mål med sin revision, er der flere elementer, der er vigtige for organisationen at få styr på. Elementerne afhænger naturligvis af flere faktorer, herunder organisationens størrelse, hvilken slags data der behandles, hvor meget data osv..

Følgende er derfor en generel tjekliste til hvilke områder, der skal overvejes i forbindelse med en GDPR compliance revision.

• Styring og ansvar: Etablér et framework for overholdelse af GDPR og definér roller/ansvar i organisationen, hvis ikke det allerede er gjort. Udnævn evt. en databeskyttelsesansvarlig (DPO); dette er dog ikke et krav for alle organisationer.

• Overblik over data: Skab et overblik over det data, der behandles, og overvej hertil, om behandlingen opfylder et af kravene i GDPR artikel 6 og artikel 9, samt om dette gøres på ansvarlig vis efter principperne nævnt tidligere. Dette skal samles i en oversigt over behandlingsaktiviteter med tilhørende information.

• Risikostyring: Lav en risikovurdering for at identificere databeskyttelsesrisici. Hvis det er nødvendigt, implementér risikomindskende foranstaltninger.

• Hændelser: Sørg for at have en log på, om der er sket sikkerhedshændelser og i så fald hvilke.

• Tredjeparter: Overvej, om organisationen gør brug af teknologier fra tredjeparter, og om de i så fald overholder kravene i GDPR.

• Usikre tredjelande: Undersøg, om organisationen deler eller overfører data uden for EU, og kontrollér, om dette er nødvendigt og gjort på ansvarlig vis.

• Samtykke: Undersøg, om samtykke på eksempelvis din hjemmeside indhentes før behandling.

• Awareness træning: Træn medarbejdere i organisationen til at forstå og anvende principperne/kravene i GDPR i dagligdagen, således de ved, hvordan de skal arbejde med persondata.

• Tænk GDPR ind i projekter: Overvej igangværende eller fremtidige projekter – overholder disse GDPR? Sørg for, at databeskyttelsesaspekter integreres i planlægningen af projektet.

• DPO: Hvis organisationen gør brug af en DPO, så overvej effektiviteten af denne ift. overholdelse af GDPR og regulering heraf. Overvej også, om DPO’en har tilstrækkelige ressourcer.

• Årshjul: Planlæg dine aktiviteter og revisioner frem i tiden for at sikre en kontinuerlig og effektiv gennemførelse.

• Anmodning fra kunder: Etablér procedurer for at håndtere anmodninger fra registrerede.

Værktøjer til GDPR datarevisioner

Denne tjekliste er vigtig for at sikre compliance – både når der testes ifm. revision og i mellemliggende perioder. Det kan være en lang, men også vigtig proces, idet man derved sikrer, at man behandler og opbevarer data på en hensigtsmæssig og ikke mindst lovlig måde. Hvis ikke det er tilfældet, giver revisionen i så fald anledning til at ændre måden, man behandler data på.

Hvis man ønsker at optimere og effektivisere sin revision, kan det være tids- og ressourcesparende at gøre brug af digitale værktøjer til dette uden at gå på kompromis med kvaliteten af revisionen. Hvis man eksempelvis ønsker at føre tilsyn med databehandlere mere gnidningsløst, kan man gøre brug af det digitale værktøj, DPA Service, fra .legal. Her forenkles tilsynsbyrden for den dataansvarlige og for databehandleren, samtidig med at man sikrer overholdelse af GDPR. Ved at gøre brug af DPA Service får man strømlinet sine tilsyn på et sikkert grundlag og med personlig vejledning under hele processen. Når den er færdig, har man klare og overskuelige ledelses- og auditrapporter med konkrete handlingsplaner for compliance.

Sådan sikrer du forsvarlig databehandling og tilsyn med databehandlere

En anden måde at effektivisere og sikre GDPR-compliance er ved at bruge digitale værktøjer til at udarbejde en fortegnelse over organisationens behandlingsaktiviteter. Dette vil man eksempelvis kunne gøre gennem .legal’s værktøj, Privacy. Her kan man på en brugervenlig og lettilgængelig måde registrere behandling af persondata i forhold til hvad, hvor, hvordan og hvorfor samt det retlige grundlag bag.

Et sådant værktøj er behjælpelig til at danne over organisationens behandlingsaktiviteter, samtidig med at der sikres et korrekt behandlingsgrundlag og løbende revision heraf. Gennem Privacy kan man tillige danne overblik over overførsler til usikre tredjelande og udføre risikovurderinger af organisationens behandlingsaktiviteter.

Derudover kan alle disse arbejdsopgaver nemt fordeles ud til rette behandlere i organisationen, hvilket kan optimere arbejdsprocessen. Dette sikrer også, at en medarbejder med de nødvendige kompetencer håndterer en specifik behandling og dennes revision, hvilket muliggør en mere smidig og problemfri proces.

Overblik: GDPR, Information og cyber compliance software

Fordele ved at bruge værktøjer til GDPR datarevisioner

Hvilke fordele er der så ved at bruge digitale værktøjer til sin GDPR compliance ift. vedligeholdelse og revision?

Følgende punkter beskriver nogle af de områder, hvortil digitale værktøjer kan være til gavn:

• Effektiv databehandling: Ved at anvende et specialiseret framework for GDPR compliance sikrer man, at intet bliver overset, da gennemgangen er automatiseret og fuldt sikret med hensyn til overholdelse (hos .legal er det udviklet af Bech-Bruun).

• Præcist, tilgængeligt og transparent: Ved at gøre brug af et digitalt værktøj som Privacy eller DPA Service sikrer man, at relevante medarbejdere og ledere altid har øjeblikkelig adgang til revisionen for både at se og ændre den. Endvidere vil værktøjets framework give en nøjagtig og detaljeret oversigt over behandlingen af persondata både internt og eksternt i organisationen – alt dette med blot ét klik væk.

• Lettere håndtering af registreredes rettigheder: Virksomheden vil opleve, at det vil blive langt nemmere at håndtere anmodninger fra registrerede om at udøve deres rettigheder (som fx sletning), da det relevante persondata er nemmere at lokalisere. Dette vil også, alt andet lige, spare både tid og ressourcer for organisationen og vigtigst af alt - sikre at organisationen reagerer korrekt og rettidigt på anmodningen.

• Nem rapportering og dokumentation: Ved brug af digitale værktøjer fra .legal kan man nemt og hurtigt generere en rapport, der dokumenterer organisationens GDPR compliance. Rapporten oprettes automatisk baseret på det data indtastet fra organisationen, hvortil dette nemt og hurtigt kan fremvises ved auditering eller kommunikation med tilsynsmyndigheder som Datatilsynet.  

• Risikostyring: Det kan være svært at dykke ned i både risiko og konsekvenser af databehandling. Her hjælper værktøjet ved at foreslå potentielle risikoscenarier samt ved at generere sandsynlige konsekvenser ved den behandling, der er tale om. Det bidrager til at sikre og effektivisere revisionen af databehandling og risikovurdering. Dette er til fordel for både organisationen og den registrerede, da det resulterer i en score på risikostyring, der kan give anledning til optimering af sikkerhed og derfor minimering af risiko.

• Kosteffektivitet: Automatisering af GDPR-processer med disse værktøjer kan reducere omkostningerne forbundet med manuel overvågning, håndtering og auditering af persondata. Organisationer kan dermed optimere deres ressourceallokering og fokusere på andre strategiske opgaver, såfremt der gøres brug af effektive digitale værktøjer.

• Fleksibilitet: De digitale værktøjer er skalerbare, hvorfor disse kan tilpasses organisationens behov og kompleksitet. Det sikrer, at organisationens GDPR compliance og revision heraf kan vokse i takt med organisationens dataforvaltningskrav.

Samlet set muliggør digitale databeskyttelsesværktøjer en mere effektiv håndtering af persondata, minimering af risici og nemmere revision med GDPR compliance på en praktisk, sikker og omkostningseffektiv måde.

Udfordringer ved revisioner af GDPR compliance – og løsninger

At opnå GDPR compliance og gennemføre en audit i den forbindelse kan være en kompleks opgave. Det kan især være udfordrende grundet ressourcebegrænsninger, udvikling og opretholdelse af politikker samt bekymringer og tilvænning af datasikkerhed. En stor del af en GDPR compliance revision er netop også at kunne teste, hvorvidt man overholder det, man lover – hvilket kræver, at man husker det.

Her kan det lette processen ved at gøre brug af et digitalt værktøj til at automatisere og strømline processen. Hos .legal findes værktøjet Privacy, der leverer en proaktiv løsning, der blandt andet letter opgaven i at huske at revidere opgaver som GDPR revisioner. I tjenesten findes værktøjet ’årshjul’, hvor man kan planlægge opgaver og modtage påmindelser for at sikre, at forpligtelserne overholdes og kan dokumenteres, hvis nødvendigt. I Privacy er der også forslag til, hvilke aktiviteter der er relevante for præcis det, organisationen planlægger – herunder om det vedrører GDPR, NIS2 og andre. Det inkluderer vurderinger af behandlingsaktiviteter, risici, databehandlere osv. Dette hjælper med at forhindre, at forpligtelser ikke opretholdes, da systemet giver anbefalinger og vejledning til at imødekomme de specifikke krav – og med mulighed for også selv at tilføje specifikke aktiviteter, der skal følges op på.

Læs mere: Privacy Priser og Priser Privacy ISMS

På samme måde hjælper DPA Service fra .legal organisationen til at sikre sig, at de rette spørgsmål stilles til deres databehandlere – og i rette tid..legal assisterer desuden i hele processen, hvilket sikrer, at alle trin udføres korrekt og i overensstemmelse med gældende regler, hvilket sikrer korrekt implementering og revision af GDPR. Ydermere sikrer dette en grundig opfølgning og nøjagtig revision for at verificere overholdelse af GDPR, hvad angår databehandlere.

Ved at gøre brug af digitale værktøjer sikrer man derfor, at revisionen af GDPR compliance sker i rette tid, på rette måde af de rette medarbejdere. Dette strømliner og effektiviserer ikke kun processen, men sikrer også høj kvalitet og tilfører struktur.

Risikovurdér dine behandlingsaktiviteter
Privacy guider dig igennem GDPR-arbejdet

Opsummering

Man kommer derfor ikke udenom, at GDPR compliance revisioner er essentielle for organisationer, der behandler persondata, da de hjælper med at sikre en lovlig og etisk datapraksis samt undgår negative konsekvenser. For at gennemføre en sådan revision skal en organisation etablere et datastyregrundlag, kortlægge og vurdere datastrømme og risici, implementere og dokumentere politikker og procedurer samt planlægge regelmæssige gennemgange og opdateringer.

Disse GDPR compliance revisioner kan, som nævnt, også være udfordrende og ressourcekrævende på grund af kompleksiteten og dynamikken i databeskyttelsesreglerne og databehandlingsaktiviteterne. Derfor kan organisationer drage fordel af at bruge digitale værktøjer, der automatiserer og forenkler revisionsprocessen, såsom .legal's DPA Service og Privacy, der tilbyder forskellige funktioner og frameworks til at understøtte GDPR-overensstemmelse. Dette bidrager til en mere effektiv håndtering af både GDPR compliance og de efterfølgende revisioner uden at gå på kompromis med kvaliteten.