GDPR Compliance Software - Har du virkelig brug for det?

Giver det mening at bruge GDPR software?

GDPR kan være en stor udfordring for din virksomhed, da GDPR kommer med omfattende regler og stringente krav. At sikre, at din virksomhed er compliant i forhold til GDPR, kan derfor føles som en overvældende opgave.

Mens nogle virksomheder får hjælp af eksterne konsulenter eller in-house træning, er en ofte overset mulighed et dedikeret GDPR-compliance-værktøj.

Denne artikel vil dykke ned i, hvordan GDPR compliance software kan være med til at strømline din compliance-proces. Samtidig giver vi også et bud på, hvordan du kan vurdere, om et sådant værktøj er en nødvendig investering for din organisation.

GDPR Compliance

Konceptet GDPR compliance kan være ubekendt for nogle, men grundlæggende betyder det "at følge reglerne i GDPR." Derfor bliver GDPR-compliance din virksomheds bestræbelser på at følge dette regelsæt.

Der er to sider af GDPR-reglerne: Du skal implementere anbefalede praksisser i din organisation, og du skal kunne dokumentere, at du har gjort det.

Vi anbefaler, at du læser følgende artikel: Hvad er GDPR-compliance? for at få en bedre forståelse af nogle af GDPR's specifikke compliancekrav.

Hvordan kan software hjælpe?

GDPR compliance software kan facilitere og hjælpe med dokumentationsopgaven omkring din nuværende databeskyttelsespraksis. På den måde kan det give dig det overblik, du har brug for, for at kunne identificere områder, hvor der er behov for forbedringer.

Mange GDPR systemer hjælper dig med at dokumentere din compliance, men der er også nogle af disse værktøjer, der giver dig hjælp og holder dig opdateret på, hvad du som minimum skal have styr på for at sikre, at din organisation er compliant. Dette er værdifuldt, fordi det tilbyder dig et overblik, som du ellers potentielt skulle betale eksperter for at få.

Baseret på de huller, du har i dine databeskyttelsesprocesser, vil et godt GDPR system software kunne give forslag til, hvordan du kan overkomme disse huller og på den måde blive compliant med GDPR-forordningen.

I denne artikel kan du læse mere om, hvilke funktioner du med fordel kan kigge efter i GDPR compliance software.

Hvem har brug for GDPR compliance software?

Du kan håndtere dit GDPR-compliance-arbejde præcis, som du vil. Det essentielle er, at du på en forståelig måde kan dokumentere dine indsatser.

Kravene til GDPR-compliance-software kan ofte variere mellem sektorer på grund af de forskellige typer af persondata, der behandles.

For eksempel håndteres der i sundhedssektoren følsomme helbredsdata på patienter, i den finansielle sektor håndteres hemmelige finansielle oplysninger, og uddannelsesinstitutioner håndterer data om børn. I den anden ende behandler en e-commerce-platform måske ikke følsomme data, men de behandler potentielt data på rigtig mange kunder dagligt.

Disse sektorer vil med al sandsynlighed have fordel af at bruge dedikeret GDPR-compliance-software til at strømline deres proces og sikre compliance.

På den anden side vil virksomheder i sektorer, der behandler mindre mængder og ikke følsom persondata, finde behovet for GDPR-compliance-software mindre vigtigt.

Uanset størrelsen og kompleksiteten af din virksomhed kan behovet stadig opstå – uanset om I behandler følsom data eller ej. Der kan være operationelle behov, der gør, at en platform giver værdi – det kunne f.eks. være strenge krav fra jeres kunder om, at I skal kunne fremvise jeres dokumentation hurtigt og overskueligt.

Små virksomheder og startups

Mindre virksomheder kan ofte stå over for økonomiske begrænsninger og begrænset viden inden for GDPR. Dette gør GDPR-compliance til en udfordrende opgave.

Hvis du arbejder i en mindre virksomhed, vil du sandsynligvis kigge efter et GDPR system, der er "bedst til prisen," let at implementere og brugervenligt. I dette tilfælde kan det være nyttigt at kigge efter software med indbyggede hjælpeflows og skabeloner, der kan få dig godt fra start med dit GDPR-compliance arbejde.

Når du arbejder med et stramt budget, kan det blive nødvendigt at prioritere, at du har råd til platformen frem for de mest avancerede funktioner inden for compliance arbejde. Hvis du skal kompensere for manglende funktionalitet, kan du supplere med Excel-ark, en organiseret folderstruktur på et delt drev, eksisterende opgavestyringsværktøjer eller andre værktøjer, der kan være en hjælp til dit arbejde.

Denne tilgang vil dog også øge den arbejdsindsats, der kræves for at opretholde GDPR-compliance, da du mangler et dedikeret værktøj, der både giver dig de nødvendige moduler og gør dig opmærksom på eventuelle mangler.

For at effektivisere dit arbejde med GDPR-kravene vil du have fordel af GDPR-compliance-software, der tilbyder de essentielle funktioner, såsom datamapping og opretholdelse af en artikel 30-fortegnelse over behandlingsaktiviteter, hvilket er et lovkrav for alle virksomheder.

Det kan være en stor fordel i din situation at finde GDPR-software, der tilbyder dig en række standardskabeloner og best practices. De kan hjælpe dig med at få en god start på din dokumentation og overvinde udfordringerne ved at skulle begynde med et blankt lærred. Mange GDPR-processer og opgaver er ens fra virksomhed til virksomhed. På den måde er det muligt at tage udgangspunkt i et sæt skabeloner, som efterfølgende kan modificeres til at passe til din virksomhed.

Samarbejdsfunktioner i platformen vil som oftest ikke være nødvendige i en virksomhed af denne størrelse og kompleksitet. Her vil ansvaret for GDPR-compliance ofte placeres hos en enkelt eller to medarbejdere, som derfor er de eneste, der skal have adgang til og benytte platformen.

Hvis du arbejder i en startup, vil dine behov være meget lig dem i en mindre virksomhed. Men da startups ofte har fokus på hurtig vækst, vil det være en fordel for dig at vælge et stykke software, der kan skalere i takt med, at din forretning skalerer. På den måde kan du med tiden udvide med funktionalitet uden at skulle finde budget til det fra start og undgå at overkomplicere i forhold til, hvor din forretning er lige nu.

Mellemstore virksomheder

Hvis du arbejder i en mellemstor virksomhed, vil du sandsynligvis opleve øget kompleksitet i dine organisations arbejdsprocesser. Dette vil helt naturligt også have effekt på kompleksiteten i dine GDPR-compliance-tiltag.

Alt efter størrelsen på din virksomhed vil du formentlig have et team, der samarbejder om GDPR-compliance, og ikke en enkelt person, der sidder med det hele selv. Derfor skal din GDPR-software understøtte flere brugere og opgavestyring, som er med til at fremme og gøre samarbejdet lettere. Disse funktioner kan gøre dig i stand til at koordinere med medlemmer af dit team, dele ansvaret ud og effektivt navigere i GDPR-compliance-opgaverne.

Derudover kan rapporterings- og audit-funktioner være værdifulde. Disse kan være med til at forbedre kommunikationen internt med kollegaer og ledelsen samt sikre, at alle holdes opdateret på jeres compliance-status.

I en mellemstor virksomhed vil du formentlig prioritere GDPR-software, der er brugervenligt og ikke kræver kompleks opsætning og modifikation. På denne måde kan du fokusere på compliance og have et værktøj, der arbejder med dig, i stedet for at skulle bruge tid på at konfigurere alt for komplekse systemer.

Enterprise virksomheder

Store enterprise-virksomheder har ofte flere kontorer og faciliteter spredt ud over forskellige lokationer via forskellige datterselskaber, både i EU og globalt. GDPR kræver, at hver enkelt juridisk enhed i en koncern skal efterleve forordningen. Dette faktum komplicerer compliance-processen, da opgaven breder sig ud.

Hvis du er en organisation, der opererer i flere forskellige lande, skal du også være opmærksom på, at du skal efterleve lokal lovgivning i de lande, du opererer i, hvilket yderligere øger kompleksiteten af dine compliance-tiltag.

For at håndtere denne kompleksitet vil din organisation have glæde af mere avanceret software, der er bygget til at håndtere den kompleksitet, der kommer med koncernstyring. For eksempel kan det være en fordel, at softwaren let giver dig mulighed for at generere artikel 30-fortegnelser for hvert enkelt selskab. Ved at centralisere compliance-styringen i én platform kan du være med til at strømline processen i koncernen og på den måde sikre, at alle koncernselskaber efterlever GDPR-kravene.

Ved at vælge GDPR-software, der er designet til at håndtere gruppestrukturer, kan du spare tid – da noget dokumentation kan udføres på gruppeniveau og andet på det enkelte selskabsniveau. Med det rigtige software vil du ideelt set kunne dokumentere koncernprocesser en enkelt gang, men stadig kunne trække individuelle artikel 30-fortegnelser for hvert enkelt selskab. Dette kan være med til at simplificere processen og være yderst tidsbesparende.

Den offentlige sektor

På trods af at størrelsen kan variere, vil offentlige institutioner ofte minde om større virksomheder. Dette skyldes, at de har flere forskellige afdelinger og kontorer spredt ud over forskellige lokationer.

Hvis du arbejder i den offentlige sektor, er det vigtigt, at du sikrer dig en høj standard for sikker software, som kan leve op til stramme regler om ansvarlighed og transparens. Ved at implementere sikkerhedsfunktioner som single sign-on (SSO) og logging af brugerhandlinger, kan softwaren hjælpe med netop at leve op til disse krav.

Disse slags funktioner er kritiske, da du i den offentlige sektor skal kunne demonstrere mere transparens for dine behandlinger end i den private sektor. Dertil er det vigtigt, at du kigger efter overskuelige rapporteringsmuligheder, da disse vil være af høj værdi for de GDPR-compliance-ansvarlige til at danne overblik og efterleve de strenge compliance-krav.

I den offentlige sektor er standardsystemer ofte en central del af it-infrastrukturen. Det GDPR-software, du vælger, kan med fordel integreres med disse allerede eksisterende miljøer, så du kan arbejde effektivt videre med en eksisterende portefølje af f.eks. it-systemer. Det er en fordel, at softwaren tillader dig at lave referencer eller links til andre systemer, såsom et fælles fildrev, eller kan integrere direkte med standardsystemerne, der benyttes i organisationen, f.eks. til at vedligeholde en liste over modparter.

Fordele ved GDPR Compliance Software

Lad os blive specifikke omkring, hvordan GDPR-compliance-software kan være en fordel i en organisation sammenlignet med ikke at have et dedikeret værktøj. Herunder vil vi kigge på en række forskellige scenarier og fremhæve forskellen i forhold til dit compliance-arbejde med og uden GDPR-software.

Scenarie: Samarbejde om GDPR dokumentation

Uden en platform

Opdateringer kan blive overvældende i en organisation uden en GDPR-platform, hvilket gør det vanskeligt for den compliance-ansvarlige at spore alle ændringer og vedligeholde nøjagtig dokumentation; dokumenter spredes, opdateringer forsinkes, og risikoen for manglende overholdelse øges.

Med en Platform

GDPR-software hjælper med at gøre dokumentation til en samarbejdsproces og tilbyder opdateringer og advarsler i realtid for at sikre, at alle holder sig på sporet. Denne tilgang gør overholdelse til et fælles ansvar, hvilket reducerer byrden for en enkelt person og mindsker risikoen for manglende overholdelse.

Scenarie: Udførelse af risikovurdering

Uden en Platform

Risikovurderinger og grundig dokumentation af risici kan være besværlige og ineffektive uden et struktureret værktøj, hvilket efterlader organisationen udsat for uopdagede trusler.

Med en Platform

En GDPR-platform giver en struktureret tilgang til risikovurderinger og tilbyder guidede trin fra identifikation af risici til løsning af dem. Softwaren understøttes af et ressourcebibliotek og sikrer, at vurderingerne er grundige og informerede.

Scenarie: Håndtering af databrud

Uden en Platform

Tingene bliver kaotiske efter et databrud. Det er svært at afgøre, hvor slemt bruddet er, og hvordan det påvirker den registrerede og din organisation. Det er også en udfordring at rapportere det i tide på grund af GDPR's strenge rapporteringsfrister.

Med en Platform

Med en GDPR-platform kan du vedligeholde en centraliseret log over hændelser i forbindelse med databrud. Softwaren forbinder hændelsesloggen med dine databehandlingsregistre og systemlogs. Denne opsætning giver mulighed for en hurtig og effektiv reaktion, der sikrer rettidig rapportering og reducerer potentielle juridiske og omdømmemæssige skader.

Scenarie: Tilpasning efter juridiske opdateringer

Uden en Platform

At holde sig ajour med lovændringer kræver meget tid og en stor indsats. Det kræver timevis af research og at holde sig opdateret for at overholde ændringerne.

Med en Platform

GDPR-software fungerer som en juridisk vagthund, der advarer brugerne om relevante lovændringer og angiver, hvor der er behov for justeringer. Det hjælper således organisationen med at overholde eventuelle ændringer i lovgivningen.

Scenarie: Håndtering af løbende dokumentationsopgaver

Uden en Platform

At holde din dokumentation opdateret er en manuel, kalenderdrevet proces med masser af risiko for fejl. Påmindelser spredt ud over forskellige systemer kan resultere i uklare ansvarsforhold og overskredne deadlines.

Med en Platform

Softwaren automatiserer uddelegeringen og planlægningen af compliance-opgaver og sender rettidige meddelelser for at sikre, at dokumenterne gennemgås og opdateres regelmæssigt. Denne proaktive tilgang holder GDPR-dokumentationen i konstant beredskab, hvilket fjerner bekymringer og giver dig mulighed for at fokusere på andre opgaver.

Scenarie: Forberedelse på auditering

Uden en Platform

Audits er stressende og tidskrævende, og især når dokumenterne er spredt ud over flere kilder. Uden en compliance-platform øger du sandsynligheden for at mangle eller bruge forældede oplysninger. 

Med en Platform

En GDPR-platform samler al compliance-dokumentation på ét sted, strømliner registreringen og forenkler auditprocessen. Når du har styr på din dokumentation på denne måde, gør du det lettere at foretage interne gennemgange og opbygger tillid ved at udføre vellykkede eksterne audits.

Den strategiske fordel ved GDPR compliance software

GDPR-compliance-software gør det nemmere at overholde databeskyttelsesreglerne ved at automatisere vigtige opgaver og reducere compliancerisici. Det eliminerer behovet for, at din virksomhed udvikler sine egne processer. Når en professionel leverandør vedligeholder softwaren, kan du være sikker på, at den forbliver opdateret med de seneste lovændringer.

Ved at centralisere alle compliance-aktiviteter via din software bliver dokumentationen mere tilgængelig og håndterbar, hvilket reducerer redundans og sandsynligheden for fejl. Det giver også revisionsspor til at verificere eventuelle ændringer og tilføjer transparens og ansvarlighed til dit arbejde.

Ved at anvende denne software kan medarbejderne fokusere på mere kritiske opgaver i stedet for at bruge tid på at administrere dokumentation i regneark. Derudover forenkler det overdragelsen af compliance-ansvar i virksomheden, da alt er systematisk organiseret på ét sted.

Hvordan vælger du det bedste GDPR compliance software?

Før du investerer i GDPR-compliance-software, bør du vurdere leverandørens pålidelighed og omdømme.

Start med at læse anmeldelser og udtalelser for at lære om andre kunders tilfredshed med softwaren. Her kan du bruge både positiv og negativ feedback til at få et overordnet overblik. Dertil kan du kigge nærmere på leverandørens historik og aktivitet på platforme som f.eks. LinkedIn samt deltage i 1:1 demoer, webinarer og lignende – for at kunne stille dem direkte spørgsmål.

Hold øje med, hvor leverandøren opbevarer data, især hvis din virksomhed er forpligtet til at opbevare data i EU. Her skal du sikre dig, at leverandørens opbevaringsprocedurer og lokationer lever op til dine behov, da GDPR-compliance bliver mere kompliceret, når/hvis data behandles uden for EU.

En anden nøglefaktor er, hvordan leverandøren opdaterer sin software, hvis der f.eks. er ændringer i lovgivningen. Benytter de eksterne eksperter til at validere, at deres software fortsat er compliant? Du kan også med fordel vurdere kvaliteten af deres kundesupport og hvor tilgængeligt hjælpematerialet til platformen er. Alle disse faktorer kan have stor betydning for din endelige oplevelse af det GDPR-software, du vælger.

Til sidst er det selvfølgelig vigtigt, at du sikrer dig, at softwaren passer til din virksomheds specifikke behov og er værdiskabende i netop din situation. Her kan du med fordel udføre en cost-benefit-analyse for at evaluere, om det kan svare sig økonomisk. Hvis det er muligt, benyt dig da af en gratis prøveperiode eller en gratis plan, hvor du har mulighed for at prøve platformen selv, inden du tager en endelig beslutning.

Hvis du vælger, at compliance-software er noget, du gerne vil benytte, kunne du måske også have interesse i vores artikel: En guide til at købe GDPR Compliance software.

Opsummering

GDPR-compliance-software er med til at simplificere de opgaver, der følger med databeskyttelsesforordningen. Det er især brugbart for organisationer, der behandler følsomme persondata eller har komplekse forretningsgange.

I mindre virksomheder kan du potentielt godt håndtere compliance uden et dedikeret værktøj. I modsætning hertil vil du i mellemstore og store virksomheder samt i offentlige institutioner opnå store fordele ved at have GDPR-software. Sådan software kan hjælpe med at strømline processer, reducere risiko og arbejde mere effektivt med compliance.

I sidste ende bør beslutningen om at investere i software til overholdelse af GDPR styres af din organisations specifikke behov, ressourcer og potentialet for langsigtet overholdelse af lovgivningen.