GDPR Compliance i Excel eller platform | Hvad er forskellen?

Selvom Excel er et smart værktøj, der kan hjælpe med flere forskellige arbejdsopgaver, kan det være svært at holde styr på din GDPR-dokumentation i statiske dokumenter. Uanset om du allerede har udarbejdet din dokumentation i Excel eller ikke har lavet den endnu, kan det være en god idé at overveje at skifte til en GDPR-platform.

En GDPR-platform er designet specielt til at håndtere GDPR-dokumentation og kan hjælpe med at automatisere processer og give et samlet overblik over din dokumentation. I dette blogindlæg vil jeg gennemgå de forskellige fordele ved at bruge en GDPR-platform, herunder:

#1 Samarbejd om jeres dokumentation

Samarbejde om dokumentation i GDPR kan være udfordrende, da viden om behandling af persondata ofte er spredt ud i organisationen. Excel-dokumenter kan være tidskrævende og kan resultere i et arbejde med forældede versioner. 

En GDPR-platform giver et centralt overblik over processer og ansvar samt mulighed for at opdatere dokumentation uden at forstyrre andre kolleger. Platformen kan også understøtte samarbejdet på tværs af organisationen og give fleksibilitet i dokumentationsopgaverne. 

#2 Overdrag nemt til kollegaer 

Overdragelse af dokumentation kan være svært, når det er udarbejdet i et Excel-ark på grund af formatet og strukturen. 

En GDPR-platform er struktureret og tilgængelig fra et centralt sted, hvilket gør det nemmere at overdrage dokumentationen til en ny kollega. I den forbindelse kan det være en fordel at vælge en platform med fokus på brugervenlighed, da det derigennem vil blive lettere at danne sig overblik over dokumentationen.

#3 Saml din GDPR-dokumentation ét sted 

En GDPR-platform samler din dokumentation ét sted i stedet for at have det spredt ud i forskellige dokumenter. Det giver dig også mulighed for at se dokumentationen fra forskellige vinkler og bruge den på tværs af GDPR-relaterede opgaver. 

En GDPR-platform, designet som et værktøj frem for et dokumentationsbaseret system, giver større fordele, da der er indarbejdet logik og automatiseringer, der kan bruge information fra andre dele af din platform. Dette sparer dig for tid og trivielle indtastningsopgaver.

#4 Indbygget hjælp og skabeloner 

En af de store fordele ved at bruge en GDPR-platform er, at den giver dig en fast ramme og struktur for din dokumentation. Platformen har skabeloner, hjælp og guides, som gør det nemmere at følge lovgivningen og sikre, at du ikke glemmer noget vigtigt. 

Dette giver et mere overskueligt udgangspunkt end at skulle starte helt fra bunden i et statisk program som Excel, hvor du selv skal definere strukturen.

#5 Sikkerhed 

Implementering af sikkerhedsforanstaltninger, såsom adgangskontrol og passwordbeskyttelse, kan mindske risikoen for uautoriseret adgang til din Excel-dokumentation. Men der er også andre risici, som f.eks. at miste dokumentationen pga. tekniske eller menneskelige fejl. Hvem har ikke prøvet at ødelægge eller miste et vigtigt dokument i forsøget på at rydde op på fællesdrevet?

En GDPR-platform kan minimere disse risici ved at tilbyde indbyggede sikkerhedsniveauer, løbende backup af data og adgang til en fuld ændringslog. Der er også mindre risiko for at miste dokumentationen ved en fejl, da der ikke er mulighed for at "slette alt". 

#6 Overblik

Når du arbejder med GDPR-dokumentation, er det vigtigt at have et overblik over dokumentationen og de ændringer, der løbende bliver lavet. Ved at have dokumentationen i et statisk Excel-ark kan det være svært at følge med i ændringerne og sikre, at dokumentationen er ajourført korrekt. 

En GDPR-platform giver automatisk et overblik med mulighed for at se dokumentationen samlet, lave rapporter og modtage notifikationer om ændringer. Vælg en platform der er designet til at give et hurtigt overblik, og som er nem at arbejde videre med. 

#7 Automatisering af processer 

Excel er et alsidigt værktøj, men det er statisk og kræver en avanceret opsætning, hvis data skal bruges på tværs af ark og faner.

En GDPR-platform er designet til at automatisere processer og benytte dokumentation på tværs af forskellige områder. Det kan f.eks. være, at en opdatering til dokumentationen påvirker dine risikovurderinger eller afføder en opgave i årshjulet. Dette er en stor hjælp i implementeringen af GDPR i organisationen og i den løbende drift og vedligeholdelse.

#8 Bliv opdateret på lovgivning

GDPR-området ændrer sig løbende. For at din dokumentation lever op til gældende regler, stilles der krav til, at du hele tiden holder dig opdateret på ændringer, og hvad det har af betydning for din dokumentation. Når du udarbejder din dokumentation i Excel, vil du sidde alene med den opgave at holde dig opdateret via forskellige kilder. Det kan både være tidskrævende og potentielt også medføre ekstra omkostninger, da du skal undersøge informationen på egen hånd.

En GDPR-platform kan hjælpe dig med at holde dig opdateret på ændringer i lovgivningen og vejledningerne. Platformen vil automatisk give dig besked om relevante ændringer og opdatere funktionaliteten i henhold til de nye regler. Derudover kan platformen guide dig gennem ændringerne i din dokumentation, så du altid er sikker på, at den lever op til de gældende regler.

 #9 Validering af dokumentation 

At validere din GDPR-dokumentation er vigtigt for at overholde lovgivningen og sikre korrekt dokumentation. En GDPR-platform kan guide dig igennem processen og validere dine inputs, hvilket sparer tid og mindsker risikoen for fejl. Det kan være en god investering, da det sikrer, at din dokumentation er i overensstemmelse med gældende regler og vejledninger. 

#10 Fremdrift og overblik 

En GDPR-platform giver et overblik over fremdriften i din dokumentation, og hvor langt du er i forhold til at nå dine mål. 

Platformen giver et hurtigt overblik over mangler i dokumentationen og guider dig til, hvor disse er, så du altid ved, hvor du skal agere. Det gør det også nemmere at samarbejde og dele information med kollegaer. Det kan være svært at opnå det samme overblik i f.eks. Excel, da du her skal opdatere status manuelt, når en handling er udført.

Overvejer du også en platform?

Selvom Excel altså er et alsidigt værktøj, er det ikke altid det bedste valg, når det kommer til at udarbejde og vedligeholde din GDPR-dokumentation.

Det er vigtigt at tage højde for, at GDPR er en løbende proces, og at det er centralt at have et værktøj, der kan hjælpe med at drive denne proces. En GDPR-platform kan være en stor hjælp i dette arbejde. Når du skal vælge en platform, er det vigtigt at finde en, der passer til din organisations behov. 

Så hvad enten du er i gang med at udarbejde din GDPR-dokumentation eller allerede har gjort det i Excel, kan det være værd at overveje, om en GDPR-platform kan hjælpe dig med at gøre dit arbejde lettere og mere effektivt. 

 Du kan med fordel overveje følgende spørgsmål for at vurdere, om en GDPR-platform vil give dig og din organisation værdi: 

• Hvor ofte skal dokumentationen opdateres og vedligeholdes? 
• Hvor mange personer skal arbejde med dokumentationen? 
• Hvor stor er risikoen for at lave fejl i dokumentationen? 
• Hvor mange forskellige dokumenter skal bruges til at opretholde compliance med GDPR-forordningen? 
• Hvor mange ressourcer (tid og penge) er der brug for at holde dokumentationen opdateret og i compliance? 
• Hvilke fordele vil en GDPR-platform give i forhold til den nuværende metode til at opretholde compliance?