Migrering til .legal

Mere end 50 kunde migreringer

Vi har med succes hjulpet over 10 virksomheder med at migrere fra deres tidligere GDPR-softwareleverandører til vores platform. I disse tilfælde støttede vi vores nye kunder ved at migrere al deres dokumentation, opgaver, brugere, notifikationer og andre relevante data til .legal-platformen.

Derudover har vi hjulpet mere end 40 virksomheder med at skifte fra deres egne compliance management-systemer, f.eks. en fortegnelse i Excel, til vores GDPR-compliance-software.

Alle disse organisationer spænder fra små virksomheder til store internationale virksomheder, hvor den største virksomhed har mere end 300 behandlingsaktiviteter.

Feedbacken fra de kunder, vi har hjulpet med at migrere til .legal-platformen, har været overvældende positiv. De har udtrykt stor tilfredshed med at kunne fortsætte med at bruge deres eksisterende dokumentation på en platform, som de finder intuitiv og brugervenlig.

Migreringsprocessen foregår i tæt samarbejde med kunderne for at sikre, at den fungerer. I denne proces opretholder vi en løbende dialog for at identificere potentielle blinde vinkler og indsamle feedback. Som en ekstra fordel bliver kunderne ofte fortrolige med platformen under migreringen, hvilket gør overgangen til den nye platform endnu mere gnidningsfri.

Hvorfor vælger virksomheder at skifte til .legal?

Hver organisation har sine grunde til at migrere til .legal, men baseret på feedback fra vores nye kunder er følgende aspekter højt værdsat, når de skifter fra andre udbydere:

Brugervenlighed

Kunderne vælger ofte .legal-platformen, fordi den giver en bedre brugsoplevelse ift. både overblik og udarbejdelse af dokumentation; i modsætning til software med endeløse funktioner og tilpasninger, som normalt kræver omfattende ekspertise inden for områder som GDPR, ISO27001 eller NIS2, er .legal-platformen designet til at være intuitiv og brugervenlig og guider dig gennem compliance-processen på en let tilgængelig måde.

Udvikling

Flere kunder vælger vores virksomhed, fordi vi reagerer hurtigt på deres udviklingsønsker i modsætning til deres tidligere leverandører, hvor disse behov ofte blev overset. Enten havde vi allerede de funktioner, de havde brug for, da de skiftede til .legal, eller også var vi opsat på at forstå, hvordan vi kunne opfylde deres krav.

Vi opdaterer ofte vores software med nye funktioner, som du altid kan læse detaljerede beskrivelser af på vores produktopdateringsblog.

Pris

Vi tilbyder en dynamisk prismodel, hvor du betaler baseret på kompleksiteten af din opsætning. Det giver mulighed for en lav startpris på platformen, ofte meget lavere end hos nogle af vores konkurrenter. Vores mål er at levere det bedste produkt til den bedste pris, og vores prisstruktur afspejler denne ambition. Vi kan ikke garantere, at vores platform altid vil være billigere end din nuværende løsning, men det er den ofte. Hvis ikke, så giv os besked, da vi mener, at overgangen skal give værdi i alle aspekter for dig som kunde.

Migreringsprocessen er uden ekstra omkostninger, dvs. som en del af aftalen. Vi kan sætte et loft over antallet af timer, der indgår i migreringsprocessen for større projekter, men vi har endnu ikke oplevet et projekt, der ikke kunne gennemføres inden for dette loft.

Kunde support

Kundeservice er en af vores styrker.

Vi tilstræber at levere software, der gør det muligt for brugerne at bruge systemet ubesværet og uden vejledning på grund af dets intuitive design.

Samtidig yder support til alle kunder via e-mail og telefon. En kunde nævnte endda, at de efter deres første salgsmøde og gennemgang af platformen følte, at de allerede havde fået bedre service fra os end fra deres nuværende leverandør.

Vi tilbyder onboarding, support og service på både dansk og engelsk.

Udfordringer

De to største udfordringer ved at migrere fra en platform til en anden er kvaliteten af dine eksisterende data og det filformat, din nuværende udbyder giver dig mulighed for at eksportere.

Datakvalitet

Kvaliteten af dine data kan give problemer, når vi importerer dem til .legal-platformen fra din tidligere leverandør. Selv om det ikke er en stor udfordring, kan det kræve lidt frem og tilbage at adressere alle dokumentationshuller.

Når vi migrerer din dokumentation, håndterer vores Customer Success-team opgaven omhyggeligt. De noterer alle spørgsmål om din nuværende dokumentation og integrerer dem i dit opgavestyringsmodul.

Når migreringen er færdig, gennemgår vi resultaterne med dig, og sammen løser vi eventuelle udestående problemer.

Fil format

Det kan komplicere processen, når man migrerer fra en leverandør, der ikke understøtter eksport af dokumentation i et struktureret format. Når vi støder på dette, samarbejder vi om at finde en løsning, så processen kan fortsætte.

Krav til migreringsprocessen

Når du vælger .legal's compliance-software, begynder vi at migrere dine data fra din nuværende platform. I det følgende afsnit skitserer vi, hvordan denne proces fungerer i praksis.

Gennemgang af dine data

Vi gennemgår de udtrukne data grundigt, når du har eksporteret og sendt din eksisterende dokumentation til os. Denne gennemgang giver os mulighed for at vurdere datakvaliteten og identificere huller, f.eks. manglende oplysninger fra din tidligere platform.

Det hjælper os også med at estimere projektets tidslinje og afgøre, hvad vi skal bruge fra dig. Derudover opretter vi en liste over dataelementer, der muligvis håndteres anderledes på .legal-platformen, selvom dette er en sjælden forekomst.

Vi afslutter typisk denne datagennemgang inden for 1-2 arbejdsdage.

Struktureret data

Vores kunder migrerer fra forskellige platforme, hver med forskellige datastrukturer og eksportmuligheder. Selv om vi ikke kan garantere, at migreringen bliver helt problemfri, kan vi forsikre dig om, at vi vil gennemføre processen med succes.

Ideelt set bør dine data eksporteres fra din tidligere platform i et struktureret format. Vi kan f.eks. modtage dine fortegnelser over behandlingsaktiviteter i et Excel-ark, men vi kan også arbejde med Word-dokumenter, hvis det er sådan, din dokumentation er gemt.

For at sikre nøjagtighed konfigurerer vi manuelt din GDPR-dokumentation i vores software og matcher omhyggeligt felterne fra din eksport til vores løsning.

Hvordan skal du forberede dig på migreringen?

Migreringsprocessen går nemmere, når al dokumentation overføres til os på én gang. For at lette dette bør du have adgang til alle elementer i din nuværende GDPR-compliance dokumentation og være klar til eksport.

Hvordan optimeres migreringsprocessen?

Der er større sandsynlighed for en gnidningsløs migreringsproces, når din kontaktperson har en grundig forståelse af den eksisterende GDPR-dokumentation. Denne viden hjælper med at afhjælpe eventuelle huller under opfølgningsgennemgangen efter importen.

Effektiv kommunikation og tilgængelighed for dit team til at samarbejde med vores Customer Success-team er afgørende. Jo tættere vi arbejder sammen, jo bedre bliver resultatet.

Tidshorisont

Den tid, det tager at migrere dine data, afhænger af flere faktorer, herunder størrelsen og kompleksiteten af din GDPR-dokumentation. Typisk gennemfører vi migreringen inden for to uger, men det kan variere afhængigt af specifikke omstændigheder.

Omkostningerne for migreringen

Migreringsprocessen kræver typisk minimalt med tid og ressourcer fra din side. Vi bestræber os på at gøre det så nemt og ligetil som muligt.

På baggrund af vores erfaring har vi udviklet en proces, hvor vi gennemgår og kvalitetstester dine data i forskellige faser. 

Proces

1. Vi starter med et indledende møde for at gennemgå eksporten og kan planlægge en ekstra session, hvis der identificeres problemer under dette møde.
   
   
2. Under hele migreringen besvarer vi eventuelle spørgsmål, men vi tilstræber at holde dem på et minimum, medmindre du foretrækker en løbende dialog.
   
   
3. Når migreringen er færdig, gennemgår vi den sammen for at identificere eventuelle huller i din dokumentation.

Disse møder afholdes online via Microsoft Teams og kræver normalt 1-2 timer af din tid.

Onboarding

En typisk onboarding-session, hvor vi gennemgår et miljø, hvor vi har importeret din nuværende dokumentation, vil tage 45-60 minutter. Derefter bør du være klar til at gå videre. Hvis du har brug for at diskutere specifikke scenarier eller måder at optimere din brug af platformen på, kan du planlægge så mange møder som nødvendigt med din customer success-kontakt.

Vores kunder, der er skiftet fra andre compliance-platforme, roser ofte brugervenligheden af vores software og det forbedrede overblik over deres dokumentation. Disse aspekter gør onboarding af din organisation nem.

Eksisterende bindingsperiode på kontrakt

Hvis du i øjeblikket bruger en anden softwareleverandør, er du sandsynligvis bundet af en kontraktlig aftale, og din organisations compliance management er knyttet til denne software. Det giver anledning til bekymring om, hvordan overgangen skal håndteres.

Hvad sker der, hvis du er bundet af en 1-årig kontrakt, men allerede ved, at du vil skifte platform til din GDPR-compliance?

Det er et almindeligt dilemma: Skal du skifte til den nye udbyder, før kontrakten udløber, og betale dobbelt, eller vente med en platform, som du planlægger at forlade, for at undgå dobbeltbetaling?

Vi forstår disse udfordringer og er åbne for at diskutere din situation for at finde en løsning, der letter overgangen.

Hos .legal tror vi ikke på langsigtede forpligtelser. Vi tilbyder fuld fleksibilitet, så når du skifter til .legal compliance-platformen, behøver du ikke at bekymre dig om lange kontrakter, da vi ikke kræver nogen.

Sikkerhed og transparens

Alle informationer om vores compliance, revisionserklæringer, sikkerhedsforanstaltninger, databhenalderaftale, terms og code of conduct, kan findes i vores compliance hub.

Om os

.legal blev grundlagt i 2019 for at gøre håndtering af compliance nemmere og mere overkommelig for virksomheder i alle størrelser. Vores mål har altid været at skabe den mest brugervenlige compliance-platform på markedet.

Hos .legal er sikkerhed en topprioritet for vores kunder og for os. Vi har sikkerheds- og compliance-certificeringer, som du kan finde i vores compliance-hub.

Vi fokuserer på at opretholde en solid finansiel position via organisk vækst, så vi sikrer, at vores kunder kan stole på os på lang sigt. Vores strategi er centreret om at opnå en rentabel bundlinje.

Som en produktdrevet virksomhed prioriterer vi den løbende udvikling af vores platform. Primært styret af brugerfeedback lancerer vi typisk to opdateringer hver måned, hvilket giver kunderne rig mulighed for at foreslå ændringer, som vi hurtigt kan implementere.

Vi betjener en bred vifte af kunder, fra små virksomheder på vores gratis abonnement til nogle af Danmarks største virksomheder med hundredvis af datterselskaber. Vores platform er designet til at skalere efter dine behov.

Hos .legal har vi et strategisk samarbejde med Bech-Bruun, et af Danmarks førende advokatfirmaer. Dette samarbejde sikrer, at de juridiske aspekter af vores platform valideres af de bedste eksperter til gavn for alle vores kunder.

Læs mere om os som leverandør her.

Skal vi snakke om hvordan vi kan hjælpe dig?

Vi vil meget gerne tage en snak om, hvordan din dokumentation ligger i dag og hvordan vi kan hjælpe dig. I samme ombæring kan du få en præsentation af vores platform.

Du er velkommen til at booke en demo her, så tager vi både en præsentation og en snak om migreringsmulighederne på det møde.

Overvejer du at skifte compliancesoftware?

Hvis du endnu ikke har besluttet, om du skal vælge en compliance-softwareløsning, foreslår vi, at du kigger på vores artikelserie om, hvordan du beslutter dig.