Derfor skiftede DMJX til .legal - simplificering af GDPR dokumentation

Baggrund

Danmarks Medie- og Journalisthøjskole (DMJX) er en offentligt finansieret uddannelsesinstitution med base i Aarhus. De blev kunde hos .legal i starten af 2023 og begyndte at bruge platformen til at sikre GDPR-overholdelse.

DMJX har 160 fuldtidsansatte undervisere, forskere og administrativt personale samt eksterne undervisere, der betjener tusindvis af studerende.

Hvordan arbejdede I med compliance før .legal?

Før DMJX valgte .legal, håndterede de deres GDPR-overholdelse ved hjælp af en anden compliance platform. Platformen virkede fint til denne opgave, men pris og kompleksitet ved produktet gjorde, at DMJX gik på jagt efter alternativer. DMJX's GDPR-koordinator, Kaspar Ravn Rochholz, gik i gang med at undersøge markedet for GDPR-compliance-software.

Her faldt valget på GDPR Compliance platformen fra .legal, hvor det især betød noget at produktet var mere intuitivt at benytte og havde en bedre prisstruktur i forhold til DMJX’s behov. Produktets omfang passede også bedre til en organisation som DMJX.

Det vægtede også højt i valget at .legal tilbyder forskningsdokumentation (Privacy Research), tilsyn med databehandlere (Vendor Management) og at DPO’en ved DMJX kendte til .legal og platformen i forvejen.

Så valget faldt på .legal. Her hjalp .legal Customer Success teamet med at migrere eksisterende dokumentation via et Excel eksport, så DMJX kunne fortsætte arbejdet i .legal platformen.

Hvilke produkter benytter DMJX?

DMJX valgte Privacy-modulet fra .legal, da dets funktioner og prisstruktur passede perfekt til skolens behov. Andre løsninger på markedet var enten for komplekse eller for dyre.

».legal er særligt attraktiv på grund af den konkurrencedygtige pris og funktionalitet, som passer til vores behov på DMJX,« fortæller Kaspar Ravn Rochholz.

DMJX bruger i dag .legal-platformen til databeskyttelse og Privacy Research-modulet, som er udviklet specifikt til at håndtere GDPR i forskningsprojekter.

Databeskyttesesmodulet

DMJX har valgt Privacy-modulet til at håndtere deres GDPR-overholdelse. Platformen giver dem mulighed for at kortlægge processer, systemer og leverandører, hvilket giver et overblik over, hvordan persondata behandles i organisationen. Desuden kan de let trække en opdateret fortegnelse over behandlingsaktiviteter.

DMJX anvender også risikomodulet til at gennemføre GDPR-risikovurderinger samt Årshjulet til at styre tilbagevendende compliance-opgaver i løbet af året.

Læs mere om databeskyttelsesmodulet her

GDPR i forskning

Privacy Research-modulet er specielt designet til at dokumentere persondata i forskningsprojekter, og DMJX har fundet det nyttigt i dokumentation af deres forskningsprojekter. Modulet hjælper ikke kun med GDPR-dokumentation, men giver også et overblik over projekter og relevante detaljer.

Derudover har Privacy Research-modulet gjort det lettere at ansøge om tilladelse hos forsknings- og etiske komitéer ved at samle de nødvendige oplysninger og trække rapporter i de rigtige formater.

Læs mere om Privacy Research modulet her

Onboarding-processen

Onboarding med .legal var problemfri.

Da DMJX tidligere havde brugt en anden Compliance platform til GDPR-dokumentation, var vi nødt til at migrere deres eksisterende dokumentation til softwaren. Customer Success-teamet hos .legal hjalp med denne proces, hvor data som behandlingsaktiviteter, IT-systemer og databehandlere blev migreret.

»Vi skulle kun justere omkring 10 % af de importerede data for at få fortegnelserne til at matche, så overgangen til .legal var meget let«, siger Kaspar Ravn Rochholz.

Platformens funktioner var intuitive at forstå, og hvis der opstod spørgsmål, reagerede Customer Success-teamet hurtigt med nyttig vejledning og stor tålmodighed.

Onboarding-processen, inklusive dataimport og træningssessioner, tog et par uger, og supportteamet har løbende været til rådighed for at hjælpe med eventuelle spørgsmål.

Ønsker du at migrere fra en anden platform? Du kan læse mere om hvordan vi kan hjælpe her.

Samarbejde med kollegaer

Med .legal-platformen er det blevet meget lettere at dele information og overblik med kolleger. Flere brugere kan finde relevante oplysninger såsom politikker og procedurer. Platformen sikrer, at skolen har ét samlet overblik over deres GDPR-dokumentation.

En brugervenlig platform gør det nemmere at involvere flere brugere i GDPR-arbejdet, og .legal er designet til at understøtte dette.

Platformens indvirkning på arbejdet

Platformens intuitive design har gjort det meget lettere at opfylde GDPR-kravene.

»Platformen guider dig nemt igennem de specifikke krav til dokumentation«, siger Kaspar Ravn Rochholz.

Strukturen i platformen har gjort det lettere at bevare overblikket over GDPR-dokumentationen. Særligt modulet for behandlingsaktiviteter kombineret med IT-systemer og databehandlere har tilføjet værdi til DMJX's processer. Platformen automatiserer dele af dokumentationen og gør det muligt at se data fra forskellige perspektiver.

»Det er virkelig nemt at se sammenhængen mellem processer, IT-systemer og databehandlere«, tilføjer Kaspar Ravn Rochholz.

Derudover tilbyder platformen værktøjer, der gør det lettere at foretage risikovurderinger baseret på den eksisterende dokumentation. Og Årshjulet kan hjælpe med de løbende GDPR-opgaver.

Support og løbende opdateringer

DMJX har været meget tilfredse med samarbejdet med .legal og har rosende ord til overs for supportteamet. Teamet reagerer hurtigt, og det er altid muligt at booke et møde med en medarbejder fra .legal, hvilket de sætter stor pris på.

»Det gør vores arbejde lettere at have denne form for support til rådighed løbende«, konkluderer Kaspar Ravn Rochholz.

Platformen opdateres løbende med nye funktioner og juridiske opdateringer. Kaspar Ravn Rochholz har især bemærket, hvordan platformen er blevet tilpasset nye regler om tredjelandsoverførsler samt kataloget over sikkerhedsforanstaltninger fra Datatilsynet.

Følg med i produktopdateringer fra .legal her