Data Mapping med GDPR Software

Det er afgørende at foretage en data mapping (datakortlægning) af behandlingen af personoplysninger, da det netop er gennem en sådan kortlægning, at du skaber overblik over både dine databehandlingsprocesser og de parter, du deler data med.

Data mapping i GDPR

Data mapping i GDPR-regi er en todelt øvelse. Den indre kerne fokuserer på, hvordan persondata behandles internt i din virksomhed - vi kalder dette for 'data mapping'. Den ydre kreds handler om, hvordan og med hvem disse data deles - dette refererer vi til som 'data flow mapping'. Begge dele er afgørende for at skabe de overblik, der danner fundamentet for din GDPR-dokumentation. Disse overblik gør det muligt for dig at udarbejde risikovurderinger, politikker og at sikre en grundig dokumentation.

Data mapping er en nøglekomponent i GDPR-dokumentationsarbejdet og er ofte et naturligt startpunkt, fordi det skitserer, hvordan persondata behandles og håndteres i din organisation.

Dit 'data map' over intern behandling

Et internt 'data map' giver dig mulighed for at dokumentere og illustrere, hvordan din virksomhed behandler persondata. Det er et nøgleværktøj, der skaber overblik og er afgørende, når du skal rapportere til tredjeparter eller tilsynsmyndigheder.

Denne dokumentation refereres ofte til som en artikel 30 fortegnelse, navngivet efter den relevante GDPR artikel, som udstikker præcise krav til indholdet af en sådan fortegnelse (yderligere detaljer vil blive uddybet senere i artiklen). Dette dokument er typisk det første en tilsynsmyndighed vil anmode om ved en kontrol.

Fortegnelsen tjener dog også som et væsentligt redskab for dig selv, idet den danner grundlag for dit fortsatte arbejde med GDPR. Her er nogle praktiske anvendelser:

• Ved databrud: Det er afgørende at kunne identificere berørte processer og systemer hurtigt. Din fortegnelse hjælper med at lokalisere hvilke personer og data der er involveret, hvilket er vital information for din hændelseshåndtering.
  
  
• Når du foretager risikovurderinger: I GDPR-regi skal der vurderes risici for de registrerede individer. Din data mapping giver et nødvendigt overblik over processerne og indeholder de data, der er nødvendige for at vurdere risiciene. For eksempel vil risikoen ved at behandle navne være anderledes end ved behandling af helbredsoplysninger.
  
  
• I udformningen af din privatlivspolitik: Mange af de oplysninger, der skal indgå i din privatlivspolitik, vil være dem, du allerede har samlet i din data mapping. Derfor vil et aktuelt og detaljeret 'data map' være til stor hjælp i at sikre, at din privatlivspolitik også er opdateret.

Disse eksempler er blot nogle af de mange måder, din data mapping udgør en værdifuld ressource. Det er vigtigt at forstå, at data mapping ikke blot er fundamentet for din GDPR-dokumentation; det er også et praktisk værktøj, der understøtter dig i diverse databeskyttelsesopgaver.

Dit 'data flow map' over eksterne behandlinger

For den eksterne del af data mappingen, som involverer tredjeparter, skal du kunne redegøre for, hvor data sendes hen og sikre, at de er beskyttet i overensstemmelse med GDPR.

Forestil dig en hverdagssituation, hvor du som kunde deler personlige oplysninger med en frisør ved booking af en tid. I det øjeblik informationerne er delt, bliver frisøren 'dataansvarlig'. Selvom frisøren kan have indført sikkerhedsforanstaltninger, udvides ansvaret, hvis de vælger at bruge et eksternt digitalt bookingsystem. Dette system, drevet af en IT-leverandør, bliver da 'databehandler', som administrerer dine data på frisørens vegne.

Dette komplekse data flow skal frisøren kunne dokumentere og sikre sig, at databehandleren opretholder et tilsvarende sikkerhedsniveau. Fejl her kan føre til, at frisøren står til ansvar for databrud, hvilket fremhæver vigtigheden af nøje kortlagte datastrømme mellem alle parter.

Som dataansvarlig er det dit ansvar at have fuld indsigt i og dokumentation for alle datastrømme, der forlader din virksomhed. Detaljeret data flow mapping giver dig mulighed for proaktivt at identificere risici, handle på disse, og fremvise overholdelse over for både registrerede og tilsynsmyndigheder.

Et omhyggeligt udarbejdet 'persondata verdenskort' sikrer, at alle parter, du deler data med, opretholder de højeste standarder for databeskyttelse. Dette skaber tillid og sikkerhed, hvilket er fundamentalt for et langvarigt kundeforhold baseret på ansvarlighed og integritet.

Read more on how to comply with cloud services in GDPR

Hvad er GDPR data mapping og hvordan lever du op til det?

I dette afsnit vil jeg konkretisere, hvilke informationer du med fordel kan inkludere i din GDPR data mapping. Jeg vil igen skelne mellem dokumentationen relateret til din interne behandling og den, der vedrører din eksterne behandling.

For at opfylde GDPR-standarderne er data mapping en essentiel aktivitet, der kan tilpasses forskellige behov og arbejdsgange i din virksomhed. Metoderne varierer fra traditionelle håndskrevne dokumenter til digitale løsninger såsom Excel eller Word og videre til specialiserede platforme designet til data mapping. Uanset valget er målet at opnå et resultat, der opfylder GDPR's krav. Digitalisering af denne proces bidrager ofte til at tydeliggøre, organisere og opdatere dine data mappings, hvilket letter overholdelsen af GDPR.

Generelt vil du drage fordel af at udvikle en samlet skabelon, der samler alle relevante informationer for de arbejdsprocesser, hvor persondata behandles. Denne data mapping-skabelon kan baseres på artikel 30 i GDPR, men som det vil blive uddybet senere, bør du overveje at udvide din dokumentation ud over denne artikels omfang, når du arbejder med din data mapping-proces.

En data mapping-skabelon til din interne behandling

Artikel 30 i GDPR fungerer som en grundskabelon for din data mapping ved at specificere, hvilke informationer der skal registreres. Dog bør din data mapping ikke være begrænset til udelukkende denne artikel. Artikel 5 i GDPR, som omhandler principperne for databehandling, herunder lovlighed, retfærdighed og gennemsigtighed samt databeskyttelse som en del af design og standardindstillinger, bør også integreres for at dække alle aspekter af persondatahåndteringen.

Din interne data mapping bør derfor omfatte:

• Formålet med behandlingen: Dette skal være klart defineret og legitimt, som f.eks. personaleadministration eller marketing.

• Kategorier af registrerede: Angivelse af grupperne af personer, hvis data behandles, såsom medarbejdere eller kunder, uden at det er nødvendigt at identificere individuelle personer.

• Typer af persondata: Kategorisering af de data, der behandles, opdelt i 'almindelige' og 'følsomme' data, som kontaktoplysninger eller helbredsoplysninger.

• Opbevaringsperioder: Specificering af, hvor længe data opbevares, med klare slettefrister, såsom '3 år efter ansættelsesforholdets ophør'.

• Sikkerhedsforanstaltninger: En gennemgang af de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der er iværksat for at beskytte persondata.

• Systemintegration: Det er også afgørende at angive, hvilke IT-systemer der anvendes til opbevaring eller behandling af dataene, hvilket yderligere præciserer, hvor og hvordan persondata håndteres. Dette kan inkludere CRM-systemer, HR-software, marketingplatforme eller andre databaser, der anvendes i dine databehandlingsprocesser.

Ved at udvide din data mapping ud over kravene i artikel 30 opnår du et dybere overblik, som ikke kun understøtter GDPR-compliance, men også fremmer forståelsen for, hvordan databeskyttelse kan styrkes. Spørg dig selv om relevante spørgsmål for hver proces, såsom:

1. Hvad er retsgrundlaget for behandlingen?

2. Hvilke data er essentielle for at sikre de registreredes rettigheder?

Sådanne overvejelser bidrager til at forbedre din håndtering af persondata.

Din data flow mapping – hvad skal den indeholde?

Data flow mapping er en detaljeret visualisering af persondatastrømmene inden for din organisation samt mellem eksterne parter. Denne proces kræver en dyb forståelse af de roller, der indgår i databehandlingen, såsom dataansvarlig, databehandler og underdatabehandler.

Som dataansvarlig bærer du det primære ansvar for håndteringen af persondata. Databehandleren er den, som behandler dataene på dine vegne, og skal gøre det i overensstemmelse med GDPR. Hvis databehandleren uddelegerer opgaver til en databehandler, bliver dette til din underdatabehandler, hvilket også forpligter dig til at foretage nøje overvågning og styring af sådanne tredjeparter.

I din data flow mapping skal du nøje dokumentere følgende:

• For Databehandlerdelinger: En fuldstændig registrering af hver databehandler, inklusive virksomhedsoplysninger, de typer af data, der deles, og de sikkerhedsforanstaltninger, der er truffet. Bekræftelse af eksisterende databehandleraftaler og detaljer om underdatabehandlernes roller er ligeledes essentielle. For data, der overføres internationalt, er det vigtigt at fastslå og dokumentere et lovligt overførselsgrundlag, som kan indebære Standard Contractual Clauses (SCC), eller, i tilfælde af USA-baserede virksomheder, et arrangement som Data Privacy Framework. Hvis overførslen sker til et land uden for EU, der ikke er omfattet af dette framework, skal der udarbejdes en Transfer Impact Assessment for at sikre, at databeskyttelsesniveauet opretholdes.
  
  
• Videregivelser til en anden dataansvarlig: Det er vigtigt at fastlægge procedurerne for, hvordan data videregives til andre organisationer, der herefter vil fungere som dataansvarlige. Dette kan omfatte både obligatoriske dataoverførsler til myndigheder og frivillige udvekslinger med f.eks. forsikringsselskaber. I alle tilfælde skal det juridiske grundlag for hver videregivelse være eksplicit og klart defineret, og alle overførsler til tredjelande skal sikres gennem passende overførselsgrundlag.
  
  
• Modtagelse af Data fra andre dataansvarlige: Når din organisation modtager data fra andre dataansvarlige, skal du nøje overveje, hvordan du sikrer og behandler disse oplysninger. Hvis du fungerer som databehandler for en anden organisation, skal dine procedurer og sikkerhedsforanstaltninger angives tydeligt, og du skal kunne demonstrere, hvordan du sikrer dataene i overensstemmelse med GDPR.

Din data flow mapping er ikke kun et værktøj til at sikre overholdelse af lovgivningen; den tjener også som en ressource for din organisation til at:

1. Redegøre for databehandlere: Skabe en oversigt over alle dine databehandlere, herunder dem i usikre tredjelande, hvilket er afgørende for at sikre, at du følger reglerne for datatransmission inden for GDPR's rammer.
   
   
2. Identificere risici: Brug din mapping til proaktivt at identificere potentielle sikkerhedsrisici, så du kan handle i tide og forhindre eventuelle databrud eller overtrædelser af compliance. (Læs også: Sådan udfører du en GDPR risikovurdering).
   
   
3. Forberede audits: Få et klart overblik over, hvilke leverandører og underdatabehandlere der kræver regelmæssige audits for at sikre, at de opretholder de nødvendige databeskyttelsesstandarder.

Disse praktiske anvendelser af din data flow mapping styrker ikke kun overholdelsen af databeskyttelseslovgivningen, men også den generelle databeskyttelsespraksis i din organisation, hvilket fremmer tillid blandt interessenter, kunder og samarbejdspartnere.

Du kunne måske også være interesseret i artiklen: Obligatoriske GDPR dokumenter, du skal have styr på

Udfordringer ved data mapping

I de foregående afsnit har jeg beskrevet tilgangen til at udføre en data mapping og en data flow mapping. Dette afsnit vil fremhæve nogle af de mest almindelige udfordringer, vi støder på i dialog med forskellige virksomheder, som er i gang med deres data mapping.

En gennemgående udfordring er, at data mapping ofte bliver håndteret og vedligeholdt manuelt, for eksempel via en hjemmelavet Excel-skabelon. Og i takt med at en virksomhed bliver større, der bliver flere indvolveret i GDPR-dokumentationen, ansvaret skifter eller man begynder at behandle mere persondata, da kan der opstå udfordringer. Her er tre eksempler, som vi ofte støder på:

Samarbejdet med kollegaer

For at udarbejde en omfattende data mapping skal du indsamle informationer fra mange afdelinger i din virksomhed. Det kræver en virksomhedsomspændende kortlægning og input fra medarbejdere, der har detaljeret kendskab til deres respektive processer og de persondata, der behandles. Dette nødvendiggør, at du regelmæssigt "interviewer" dine kollegaer for at opdatere din data mapping og sikre, at den afspejler eventuelle ændringer, såsom introduktionen af nye persondata eller databehandlere.

Når der sker opdateringer i lovgivningen

En data mapping er et øjebliksbillede af din organisations datahåndtering på et givent tidspunkt. Men juraen og compliance-krav ændrer sig løbende. Antag, at GDPR forordningen bliver opdateret, eller der udkommer nye vejledninger, så skal din data mapping ajourføres, hvor det er relevant. For at gøre dette effektivt er det afgørende at have et veldokumenteret og struktureret data map, hvor du hurtigt kan filtrere og identificere de berørte områder.

Et aktuelt eksempel er det nyligt godkendte Data Privacy Framework, som tillader overførsel af EU-borgeres data til USA-baserede virksomheder, der er registreret under frameworket. Her skal du kunne søge i dit data flow map for at identificere og opdatere dokumentationen for de amerikanske virksomheder, du samarbejder med, og som er registreret under det nye framework.

Overblik over dine data flows og processer

Kompleksiteten i din virksomhed afspejles i din GDPR data mapping. Med stigende kompleksitet øges udfordringen med at opnå overblik, spore fremdrift og identificere mangler. Dokumentationen fra din data mapping kan være nødvendig i forskellige sammenhænge, men en fastlåst skabelon, som dem i Excel, kan begrænse din fleksibilitet. Overvej for eksempel, hvordan du en dag skal bruge din data mapping til at udarbejde en fortegnelse, mens du den næste dag skal bruge den til at få overblik over amerikanske IT-leverandører. Et ufleksibelt data map format kan gøre det vanskeligt at skabe dette overblik.

Det er sandsynligvis også grunden til, at markedet tilbyder en række specialiserede compliance-platforme. Disse platforme kan hjælpe dig med at udføre din data mapping og samtidig tilbyde operationelle værktøjer, som giver overblik og hjælp til styring baseret på forskellige anvendelsesscenarier.

Læs også: GDPR i 2023, 10 ting du skal have tjek på.

Hvordan vores gratis GDPR data mapping værktøj er med til at simplificere GDPR compliance

Mens nogle virksomheder og persondataansvarlige finder det mest optimalt at anvende en Excel-skabelon til deres data mapping, er det vigtigt at anerkende, at det kan være den bedste løsning for dem. Dette valg kan være drevet af forskellige faktorer, som f.eks. virksomhedens størrelse, kompleksiteten af datastrømmene eller simpelthen fordi det passer ind i de eksisterende arbejdsgange.

Men for mange er det en stor hjælp at have adgang til et GDPR data mapping-værktøj, der kan vejlede dem gennem processen. Hos .legal tilbyder vi en sådan løsning med vores compliance platform, Privacy. Denne platform er designet til at guide dig og dine kollegaer gennem data mapping og data flow mapping opgaver. Privacy tilbyder efterfølgende de overblik og rapporter, som er nødvendige for at kunne demonstrere jeres GDPR compliance.

Privacy-platformen fungerer på en abonnementsbasis, hvor den første niveau er gratis. Dette gør Privacy til et værktøj, der er tilgængeligt for alle, og som kan benyttes af enhver virksomhed til at starte deres data mapping. I det følgende vil jeg forklare, hvordan den gratis version af Privacy kan bistå jer med jeres GDPR data mapping.

Har du virkelig brug for GDPR compliance software? Læs mere om det her.

Fordele ved automatiseret GDPR data mapping

Dokumentation af behandlingsaktiviteter

I Privacy refereres data mapping til som 'Behandlingsaktiviteter'. Den gratis version giver adgang til denne funktion, hvor du via brugervenlige trin bliver guidet igennem dokumentationsprocessen. Dette sikrer, at alle nødvendige informationer bliver indsamlet og registreret korrekt.

Hvis du undervejs glemmer noget, eller støder på manglende information, vil platformen advare dig om disse huller. Dette sikrer, at du konstant er opmærksom på eventuelle mangler i din dokumentation og giver dig vejledning i, hvordan du kan udarbejde en komplet data mapping.

Automatisk genereret Artikel 30 fortegnelse

Baseret på din data mapping i funktionen 'Behandlingsaktiviteter', kan Privacy generere en opdateret artikel 30 fortegnelse for dig. Denne automatik sikrer, at du altid har adgang til en aktuel rapport og kan hurtigt reagere, hvis en tilsynsmyndighed anmoder om indsigt.

Data flow mapping af forskellige delinger

Afsnittet om data flow mapping kan virke overvældende, især når man skal identificere, hvem der modtager data, og hvilken rolle de spiller. Privacy tilbyder en trinvis guide, der letter processen og giver klarhed omkring de forskellige parter, retningen af datastrømme og de nødvendige registreringer. For eksempel vil platformen kun bede dig om at angive et overførselsgrundlag, hvis det er relevant for situationen.

Ved at benytte Privacy til din data flow mapping kan du undgå fejl og få et klart billede af, hvordan data deles og behandles i relation til din virksomhed.

Og alle de informationer du registrerer i din data mapping i Privacy kan selvfølgelig benyttes til forskellige formål. Det betyder også, at baseret på denne mapping, kan du også trække en liste over f.eks. dine databehandlere efterfølgende.

Og så alt det andet

Privacy tilbyder mange andre funktioner, der kan støtte dig i dine GDPR-dokumentationsopgaver – alt sammen i den gratis version. Her kan du bl.a. udføre risikovurderinger, opstille dit GDPR- eller generelle compliance-årshjul, opbevare politikker og registrere dine systemer samt leverandører.

Som med enhver compliance-opgave, er det bedst at starte et sted og bygge videre derfra. Så hvis denne artikel har inspireret dig til at påbegynde din GDPR data mapping og du ønsker vejledning fra et dedikeret værktøj, kan du med fordel tage den gratis version af Privacy i brug og udnytte funktionerne allerede i dag.

FAQ: Generelle GDPR data mapping spørgsmål

Hvad er det primære formål med data mapping i GDPR compliance?

Formålet med data mapping i GDPR-compliance er at sikre en grundig forståelse og dokumentation af, hvor og hvordan persondata behandles i en organisation. Dette hjælper med at identificere, beskytte og administrere persondata korrekt, samt sikrer at organisationen kan overholde databeskyttelsesforordningens krav.

Hvilke almindelige udfordringer står organisationer over for ved manuel data mapping for GDPR?

Organisationer oplever ofte udfordringer såsom manglende overskuelighed, risiko for fejl, og sværhedsgraden ved løbende at opdatere og vedligeholde dokumentationen. Derudover kan det være svært at sikre korrekt og konsekvent input fra alle relevante afdelinger.

Hvordan faciliterer GDPR data mapping databeskyttelsesvurderinger (DPIA'er)?

Data mapping giver et klart billede af datastrømme og behandlingsaktiviteter, hvilket er en forudsætning for at kunne vurdere risici og potentielle konsekvenser for persondatasikkerheden. Dette er en nødvendig del af at udføre en DPIA.

Hvordan kan virksomheder vælge de rigtige GDPR data mapping værktøjer til deres behov?

Virksomheder bør vælge værktøjer, der passer til deres datakompleksitet, størrelse og ressourcer. Det anbefales at overveje værktøjernes brugervenlighed, skalerbarhed og evne til at samspil med eksisterende arbejdsprocesser, samt muligheden for at generere rapporter og dokumentation til compliance-formål.

Hvordan sikrer man sig, at data mapping er opdateret med de nyeste GDPR krav?

Det er afgørende at holde sig ajour med de seneste ændringer i GDPR lovgivningen og implementere disse i data mapping-processen. Dette kan indebære regelmæssige revisioner af data mapping-dokumentationen og brugen af værktøjer, der automatisk opdaterer ændringer i lovgivningen.

Kan data mapping hjælpe med at identificere unødvendig dataindsamling?

Ja, en grundig data mapping-proces kan hjælpe med at identificere og eliminere unødvendig indsamling af persondata, hvilket sikrer, at organisationen kun behandler data, der er nødvendige for specifikke og legitime formål.

Hvilken rolle spiller data mapping i håndteringen af dataoverførsler til tredjelande?

Data mapping spiller en central rolle i at identificere dataflows til tredjelande og sikrer, at sådanne overførsler overholder GDPR's krav til international datatransmission, herunder brugen af Standard Contractual Clauses (SCC) og andre overførselsmekanismer.

Hvordan kan Privacy hjælpe små og mellemstore virksomheder med at komme i gang med GDPR data mapping?

Privacy tilbyder en brugervenlig platform, der gør det nemt for små og mellemstore virksomheder at starte deres data mapping. Med skabeloner og trin-for-trin-vejledninger kan selv virksomheder uden en dedikeret databeskyttelsesofficer begynde at arbejde hen imod fuld GDPR-compliance.

Har du brug for en hjælpende hånd til din data mapping?