Kaufmann + .legal: En case om compliance-kærlighed

Baggrund

Axel Kaufmann ApS er en traditionsrig koncern, med speciale inden for herretøj, der med mere end 100 års erfaring har navigeret gennem mange forandringer i lovgivning og regulering.

Med cirka 350 medarbejdere fordelt på administrative stillinger og butiksansatte havde Kaufmann brug for en effektiv løsning til at håndtere GDPR-compliance og sikre en struktureret tilgang til datahåndtering. De har siden marts 2024 brugt .legal platformen til netop at håndtere dette.

Hvordan arbejdede Kaufmann med compliance før .legal?

Før samarbejdet med .legal afprøvede Kaufmann forskellige tilgange til compliance. I begyndelsen af deres compliance-rejse søgte de assistance hos eksterne samarbejdspartnere. Her bliver der grundlagt en stor forståelse for arbejdet med GDPR, men der manglede et system, der kunne understøtte den løbende proces, der er i at forblive GDPR-compliant.

Med ønsket om at få mere struktur og overblik forsøgte Kaufmann at udvikle et internt manuelt system, der skulle håndtere dokumentation og opgavestyring. Det endte dog med at være både tidskrævende og komplekst, og det skabte en unødvendig risiko i arbejdet med GDPR. Du kan her læse mere om, hvordan arbejdet med compliance i software differentierer sig fra regneark.

Kaufmann undersøgte markedet for softwareplatforme og blev her introduceret til .legal, som dengang stadig var under udvikling. Selvom de i første omgang valgte en anden "plug and play"-løsning, fulgte de løbende med i .legal's udvikling.

Dog havde vi altid .legal i baghovedet, og vi holdt løbende kontakt med dem samt fulgte deres videre udvikling., siger Julie Lundkvist Andreasen, Jurist og Kundeservicechef hos Axel Kaufmann ApS

Deres tidligere valg af løsning, som var designet til mange brancher, manglede fleksibilitet og funktionalitet for at opfylde deres behov. Som tiden gik, blev det tydeligt, at .legal kunne levere en løsning, der var bedre tilpasset både deres branche og specifikke krav.

Produktvalg og onboarding proces

Kaufmann har implementeret .legal’s Databeskyttelsesmodul, der fungerer som et værktøj til at dokumentere og administrere koncernens behandling af personoplysninger. Platformens fleksibilitet sikrer, at Kaufmann kan håndtere compliance effektivt, samtidig med at platformen løbende udvikles til at passe lovgivning og ønsker efter kundernes behov.

For at få en grundig forståelse af platformen valgte Kaufmann at stå for størstedelen af onboarding-processen selv. Med støtte fra .legal’s team blev eventuelle udfordringer hurtigt løst, og implementeringen var afsluttet inden for få måneder. Dette har gjort GDPR-arbejdet til en naturlig del af virksomhedens daglige rutiner.

Læs mere om, hvordan databeskyttelsesmodulet kan hjælpe med din compliance.

Samarbejde med kolleger

En gennemgående feature i .legal platformen er, at kolleger på tværs kan samarbejde, tildele ansvar og have overblik med opgaverne, der skal sikre GDPR-compliance.

Dette gør fordelingen af ansvar og samarbejdet mellem kolleger transparent og effektivt siger Julie Lundkvist Andreasen, jurist og kundeservicechef, Axel Kaufmann ApS.

Med klare ansvarsfordelinger og individuelle opgavelister kan teammedlemmer planlægge deres tid bedre og sikre, at deadlines overholdes uden forsinkelser. Kaufmann har opdelt deres GDPR-arbejde i fire hovedområder med ansvarlige for hvert område, hvor platformens fleksibilitet gør det muligt for hver person kun at se det relevante materiale, hvilket skaber et mere overskueligt arbejdsmiljø.

Platformens indvirkning på arbejdet

Implementeringen af .legal har medført flere væsentlige forbedringer for Kaufmann. Platformen holder styr på deadlines og sender påmindelser, hvilket sparer tid i planlægningen. Alt GDPR-relateret arbejde og dokumentation er samlet ét sted, hvilket gør det let at finde og opdatere information. Derudover fremhæver systemet eventuelle mangler i arbejdet, så de hurtigt kan adresseres.

En vigtig styrke ved .legal er det intuitive design, der gør det nemt at genoptage arbejdet, selv for medarbejdere, der ikke arbejder med GDPR dagligt. Derudover har Kaufmann oplevet direkte besparelser som følge af platformens effektivitet – under onboarding-processen blev flere unødvendige systemer identificeret og afviklet, hvilket førte til økonomiske besparelser.

Alle veje fører til Rom - oftest... 

Casen om Axel Kaufmann ApS er et godt eksempel på, hvordan virksomheder og koncerner håndterer kravene til GDPR-compliance. Det kan være en fordel at afprøve løsninger i samarbejde med partnere eller teste sit eget system for at få indsigt i, hvilke parametre der er vigtigst for virksomheden. På den måde kan man træffe den rette beslutning – og det kan Julie fra Kaufmann fortælle mere om her:

.legal har skabt en fantastisk platform, der gør GDPR-arbejde langt mere overskueligt. De opdaterer løbende platformen for at sikre, at deres kunder altid kan være compliant. I vores øjne ville ethvert andet valg være et skridt tilbage.