Privacy Produktrejse i 2022

Her ved årsskiftet er det naturligt at kigge tilbage på det forgangne år. 

Jeg vil gerne benytte lejligheden til at takke alle, der arbejder på at sikre privatlivsdata ude i virksomhederne. Jeres arbejde skaber tillid til jeres brand via dokumenterede processer og overblik over behandlingsaktiviteter.

Vores produktteam og udviklere har i det forgangne år arbejdet hårdt på at videreudvikle Privacy-platformen, så vi ved udgangen af 2022 tilbyder en løsning, der reelt er en helt ny version i forhold til samme tidspunkt sidste år. 

I dette indlæg vil jeg tage dig igennem en række af de - i mine øjne - vigtigste milepæle og lanceringer i 2022.

Vores overordnede princip for udviklingen af vores løsninger er altid at have brugeren i centrum. Derfor er det vigtigt for os, at vi bruger god tid på at tænke os om og at designe flows, der er intuitive og forståelige. Samtidig udvides platformen hele tiden, baseret på den feedback vi får fra både kunder og samarbejdspartnere.

Vi har en tæt dialog med vores samarbejdspartnere ved Bech-Bruun. Dette betyder, at vi har mulighed for at trykprøve vores nye funktioner ift. det juridiske og dermed sikre, at platformen altid lever op til gældende lovgivning.

Disse principper har været en naturlig del af vores udvikling af de nye moduler, jeg lister herunder. Derudover har der været en lang række mindre lanceringer, da vi løbende opdaterer platformen med både små og mellemstore funktioner. Disse kan du løbende følge med i ovre på vores produktblog.  

Februar 2022: Relancering af Privacy-platformen  

Som jeg nævnte i indledningen af dette skriv, relancerede vi Privacy-platformen i februar måned. Inden dette havde vi allerede et Privacy-produkt på hylden, men vi var nået til den erkendelse, at den bedste forudsætning for at opnå den grad af brugervenlighed og guidet hjælp ift. GDPR-dokumentation var at ”startede forfra”. Vores team af udviklere udvalgte de bedste tekniske elementer fra den oprindelige Privacy-platform, mens vores UX team redesignede layout og arbejdsgange udfra den feedback vi har indsamlet blandt vores brugere i forhold til at arbejde mest effektivt med compliance.

I første omgang relancerede vi modulerne: Behandlingsaktiviteter og Fortegnelse. Vi havde et nyt produkt, som kunne hjælpe med at dokumentere en organisations arbejdsprocesser og hele tiden have en fortegnelse ved hånden. 

Dette var dog kun startskuddet, for på daværende tidspunkt, havde vi allerede et udviklingsroadmap klar på, de næste moduler i platformen.

-> Læs hele release artiklen om relancering af Privacy platformen

Marts 2022: Lancering af standardbehandlingsaktiviteter 

Vi blev hurtigt opmærksomme på, at når vi snakkede med eksisterende og potentielle kunder, var der et ønske om at blive hjulpet i platformen. Der er forskellige måder at hjælpe på, og der kan være forskellige tidspunkter, hvor man har behov for hjælp.

Et af de områder, vi hurtigt identificerede, var: ”Hvordan kommer man godt i gang med sin GDPR-dokumentation”. Derfor introducerede vi en række skabeloner på behandlingsaktiviteter, som man kan tage udgangspunkt i, når man starter op med sin GDPR-dokumentation. Tankegangen omkring skabeloner og best practices har desuden fulgt med i vores videre produktudvikling. 

Jeg ville lyve, hvis jeg sagde, at skabelonerne gør arbejdet for dig. På trods af et godt udgangspunkt, vil der stadig være krav til dig, der laver dokumentationen. Selv med de bedste skabeloner kommer du ikke udenom at skulle forholde dig til, om skabelonerne passer til din forretning.

Feedback fra brugerne er postiv, og det fremhæves, at skabelonerne, og den anden hjælp vi tilføjer til platformen, gør, at de hurtigere kan komme i gang og hurtigt oplever værdi. 

April 2022: Lancering af risikomodul 

Det næste store modul i Privacy platformen blev risikomodulet. Det er en naturlig overbygning til din dokumentation af behandlingsaktiviteter at foretage en risikovurdering af disse. Her tænkte vi også ind fra start, at risikovurderingen kan basere sig på nogle best practices og udarbejdede derfor en række risikoscenarier i samarbejde med Bech-Bruun.  

Den risikobaserede tilgang er en vigtig del af GDPR, men det kan være en uoverskuelig opgave at komme i gang med. Det er derfor et område, der giver god mening at systemunderstøtte, da Privacy kan hjælpe dig med at lave naturlige koblinger mellem dine behandlinger og din risiko, samtidig med at den baseres på nogle specifikke og ”forståelige” scenarier. 

-> Se det færdige risikomodul

Juni 2022: Lancering af systemer

Privacy er bygget op omring dokumentation af behandlingsaktiviteter (processer) som fundamentet for din GDPR-dokumentation. Men det er klart, at der er en tæt kobling til de systemer, der benyttes i en organisation. Derfor var det et naturligt næste step for os at lave et systemmodul i Privacy. Dette kan du både bruge til at skabe dit overblik over de systemer, der bruges på tværs af jeres organisation, styre leverandør/databehandler-forhold og selvfølgelig koble til de relevante processer. 

En af de fordele, jeg ser i dette modul, er, at du på denne måde opnår et overblik over den samme dokumentation - men fra forskellige vinkler. Har du behov for at se, hvordan persondata behandles i en arbejdsproces, eller har du behov for at se, hvilke persondata der behandles i et specifikt system? Begge dele kan nu opnås, men selvfølgelig uden at skulle registrere de samme ting flere gange.  

-> Læs hele release-artiklen om lancering af systemer

September 2022: Gratis prøveperiode af Privacy 

Vi har hele tiden haft et ønske om at give mulighed for at ”prøvekøre platformen”, inden du skal tage et valg omkring, hvorvidt Privacy-platformen er den rette løsning til din organisation.

Derfor har vi arbejdet på at give mulighed for, at du på egen hånd kan oprette en gratis konto uden at skulle tale med en af vores rådgivere.

Det betyder, at du nu kan oprette en 30-dages gratis prøveperiode på Privacy-platformen, når det passer dig og dermed være i gang med det samme.

-> Opret din 30-dages gratis prøveperiode

Oktober 2022: Lancering af Årshjul og opgavestyring 

I oktober måned ramte vi en central milepæl ved at lancere vores årshjul modul.

Privacy-platformen havde ind til dette tidspunkt fungeret godt ift. at oprette dokumentation. Ved lancering af årshjulet blev det for alvor muligt at sætte "strøm til driften” af din GDPR-dokumentation.

Med Årshjulet blev det muligt at planlægge, hvilke aktiviteter organisationen skal udføre i løbet af et år, og hvem der er ansvarlig for, at det bliver gjort. Nu får den enkelte bruger i platformen en oversigt over de opgaver, som denne skal løse – hvilket gør det nemmere for dig som ansvarlig at sikre, at I kommer rundt i alle hjørnerne ift. at forblive GDPR-compliant. 

At få tilføjet årshjulet til vores Privacy-platform, var en vigtig sløjfe at binde. Jeg og .legal har altid haft en ambition om, at vores produkt er et, brugeren har lyst til at bruge. Men vi er også bevidste om, at din GDPR-platform ikke nødvendigvis er den, du åbner hver dag. Derfor er det vigtigt, at platformen giver dig besked, når det er tid til at agere. Dette tilsikrer, at din dokumentation forbliver ajourført og up to date og ikke ligger og samler støv. 

Jeg skrev lidt mere omkring årshjulet ifm. lanceringen, og hvilke fordele dette giver dig.

-> Sæt strøm til dit GDPR-arbejde med Privacy årshjul og opgavestyring

November 2022: Konsekvenskatalog i risikomodulet 

Jeg har valgt at tage denne med, da den er et perfekt eksempel på, hvordan vi opdaterer platformen baseret på feedback fra jer, der bruger Privacy. 

I november måned havde vores risikomodul nogle måneder på bagen og var blevet taget i brug af flere organisationer.

I den oprindelige version af platformen var der brugere, der havde svært ved at tilgå begrundelsen af især ”konsekvenser”. Et ofte stillet spørgsmål var "på hvilket niveau skal jeg begrunde mine konsekvenser, og hvad kunne et eksempel på en konsekvens f.eks. være"? 

Denne feedback tog vi selvfølgelig til os, så vi kunne opdatere risikomodulet baseret på dette. I samarbejde med Bech-Bruun fik vi udviklet et katalog over konsekvenser, ydermere bandt vi de forskellige konsekvenser op på de konkrete risikoscenarier, så Privacy kan give forslag til konsekvenser baseret på det risikoscenarie, du er ved at svare på.  

Dette er kun et blandt mange gode eksempler på, hvordan vi bruger jeres feedback i vores videreudvikling af Privacy. Jeg er altid meget begejstret over den feedback, vi får, og hvor engagerede vores brugere er i platformen. Det er derfor også altid en stor fornøjelse at kunne lancere funktioner, som I har efterspurgt, og som kan være med til at effektivisere jeres GDPR-arbejde.  

-> Læs release-artikel om konsekvenskatalog

December 2022: Lancering af listemodul  

Den sidste større lancering i 2022 blev vores nye listemodul. Vi havde ind til da haft meget fokus på udarbejdelse af dokumentation og at sikre, at den løbende blev vedligeholdt.

Med listemodulet tog vi første skridt ind i en mere rapporterings- og overbliksmæssig kontekst. Med modulet kan du nu tilgå en række standardlister (f.eks. over tredjelandsoverførelser), men du får også mulighed for at lave ad hoc udtræk, der kan give dig lige præcis det overblik, du har brug for. 

Listemodulet giver masser af muligheder ift. overblik og at arbejde aktivt med din dokumentation. Selve området omkring rapportering og overblik, er et vi kommer til at arbejde endnu mere med i løbet af 2023.  

-> Læs release-artikel om listemodul

Hvad med 2023? 

Tager vi et kig ind i 2023, bliver det med garanti endnu et spændende år for .legal. Vi har nemlig flere spændende ting i vente, når det gælder videreudvikling af Privacy-platformen, og vi kan ikke vente med at introducere disse for jer!

Vil du være en af de første, som får besked om kommende lanceringer?

-> Tilmeld dig vores produktnyhedsbrev lige her