Sådan implementerer du GDPR med 10 nemme trin

Introduktion

Leder du efter en klar vej til at opnå GDPR compliance? Her får du en guide til at implementere GDPR i 10 nemme trin. Med den rette tilgang kan du sikre, at din virksomhed er i overensstemmelse med kravene i den europæiske databeskyttelseslov, samtidig med at du beskytter persondata og styrker tilliden hos dine kunder. Følg med, mens vi bryder ned, hvordan du navigerer gennem denne komplekse lovgivning med lethed.

Du kan måske også lide: Bliv hjulpet nemt gennem GDPR processen 

Hvad er GDPR compliance i Europa?

GDPR (General Data Protection Regulation) er en afgørende ramme for databeskyttelse, der gælder for alle medlemslande i EU. Siden indførslen af GDPR i maj 2018 har virksomheder skulle tilpasse deres adfærd og ændre deres tilgang til håndtering af persondata sammenlignet med førhen.

Alt du skal vide om GDPR (og GDPR ordbogen)

At være GDPR compliant er ikke blot en opgave for virksomheden, men en fælles rejse, der kræver dyb indsigt og engagement fra alle medarbejdere. Det handler altså om mere end blot at følge reglerne; det handler om at omfavne en kulturændring, hvor beskyttelse af data er i højsædet. GDPR har til formål at styrke og forene databeskyttelseslove på tværs af EU, samtidig med at den forbedrer enkeltpersoners rettigheder til deres persondata. Den pålægger desuden organisationer strenge forpligtelser i forhold til behandlingen af sådanne data.

For at beskytte de registreredes rettigheder og blive compliant kræver det derfor, at organisationer implementerer foranstaltninger for at sikre lovlig, fair og gennemsigtig behandling af persondata.

Se: Hvad er de seks GDPR principper? Og hvordan kan jeg efterleve dem? Inklusiv det syvende princip.

Manglende overholdelse af GDPR har historisk set resulteret i betydelige bøder, der kan beløbe sig til millioner af euro eller op til 4% af en virksomheds globale, årlige omsætning, afhængigt af det højeste beløb. Der er altså god grund til at få styr på sin compliance!

Hvad betyder det at være GDPR compliant?

For at opnå compliance kræver det altså både noget af virksomheden og noget af medarbejderne – men hvad betyder det egentlig at være GDPR compliant? Dette vil vi dykke længere ned i nu.

GDPR compliance omfatter alt fra awareness og forståelse blandt medarbejdere omkring beskyttelse af persondata til implementering af konkrete procedurer og tekniske sikkerhedsforanstaltninger i virksomheden. Det starter med at skabe en kultur, hvor alle medarbejdere er opmærksomme på betydningen af databeskyttelse og deres rolle i at sikre overholdelsen af GDPR.

Se: Hvad er GDPR og hvordan skal du leve op til det? 

Virksomheden skal først og fremmest gennemføre en grundig analyse af deres databehandlingsaktiviteter for at identificere hvilke typer af persondata, de behandler. I denne proces indgår også at finde ud af, hvorfor og hvordan disse data anvendes samt deles internt og eksternt. På baggrund af denne analyse kan der udvikles og implementeres politikker og procedurer, der sikrer, at al databehandling sker i overensstemmelse med kravene i GDPR.

Derudover skal virksomheden sikre, at de har passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger på plads for at beskytte persondata mod uautoriseret adgang, tab eller misbrug. Dette kan blandt andet omfatte implementering af firewall- og antivirus software, regelmæssig sikkerhedsovervågning, kryptering af data og begrænsning af dataadgang, så kun autoriserede personer kan tilgå.

En vigtig del af GDPR compliance er også at have en procedure for håndtering af dataanmodninger fra registrerede, såsom anmodninger om sletning af deres data (retten til at blive glemt). Virksomheden skal være i stand til at reagere på sådanne anmodninger inden for en bestemt tidsramme samt sikre, at data bliver slettet permanent og sikkert i overensstemmelse med anmodningen.

Krav til GDPR-dokumentation: Tjekliste over dokumenter, der kræves af EU's GDPR

10 Steps til at implementere GDPR i din virksomhed

Implementeringen kan måske virke som en udfordrende opgave, men med en struktureret tilgang kan det opdeles i flere trin, der gør processen mere overskuelig.

Her er en guide med 10 trin til at implementere GDPR i din virksomhed:

1. Awareness: Skab bevidsthed og forståelse om GDPR blandt virksomhedens medarbejdere, så de er klar over betydningen af GDPR samt deres rolle i forhold til det. Dette kan bl.a. gøres gennem awareness kurser og workshops.
   
   
2. Gennemgå dit data: Foretag en grundig gennemgang af alt data, virksomheden behandler. Det kan både findes i IT-systemer, computere, mobiltelefoner, fysiske mapper eller andetsteds, der har med data at gøre. Dette skal bruges til den lovpligtige fortegnelse, som gennemgås i pkt. 6.
   
   
3. Implementér sikkerhedsforanstaltninger: Sørg for at virksomheden beskytter persondata ved at implementere både tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger.
   
   

   Tekniske sikkerhedsforanstaltninger er til for at beskytte persondata mod uautoriseret adgang, misbrug eller tab. Dette kan fx gøres gennem datakryptering, adgangskontrol, opdateret sikkerhedssoftware og regelmæssige sikkerhedsgennemgange af IT-sikkerheden.

   Organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger fokuserer mere på menneskelige faktorer samt interne politikker og praksisser i virksomheden. Her beskytter man persondata gennem foranstaltninger som klare databeskyttelsespolitikker- og procedurer med fokus på bl.a. retningslinjer for behandling af data, beredskabsplan for sikkerhedsbrud og procedure for håndtering af dataanmodninger fra registrerede.

4. Indhent samtykke: Sørg for at indhente samtykke korrekt, når det kræves af GDPR. Dette indebærer også at give tydelige og forståelige oplysninger om formålet med databehandlingen, og at folk kan trække deres tilladelse tilbage, hvis de ønsker det.
   
5. Indgå databehandleraftaler: Når du deler persondata med andre parter, er det afgørende at etablere databehandleraftaler. Disse aftaler sikrer, at tredjeparten overholder GDPR ved at implementere passende sikkerhedsforanstaltninger og efterleve principperne for databehandling. 
   
   
6. Lav den lovpligtige fortegnelse: Efter dataet er gennemgået i step 2, skal de aktiviteter, hvor virksomheden behandler persondata, beskrives efter kravene oplistet i GDPR artikel 30. Du kan finde yderligere forklaring på, hvad en fortegnelse er på GDPR.dk’s hjemmeside.
   
   Data kan findes i alt fra kundehåndtering til lønadministration, fakturering, bogføring og markedsføring samt behandling af ansøgninger, overvågning af IT-systemer og generel kommunikation med medarbejdere og kunder – og hvad I ellers behandler af persondata i virksomheden.
   
   
7. Lav en risikovurdering: På baggrund af din fortegnelse skal du foretage en risikovurdering af dine behandlinger af persondata. Denne vurdering vil vise dig, hvor sårbare dine aktiviteter er over for potentielle brud på datasikkerheden samt identificere potentielle trusler og konsekvenserne af disse. Den kan også hjælpe med at bedømme, hvor strengt sikkerhedsniveauet og implementeringen af GDPR-reglerne skal være. 
   
   
8. Efterlev privacy by default og evt. også privacy by design: Sørg for, at virksomheden som standard integrerer data- og privatlivsbeskyttelse i alle systemer og processer efter kravene om privacy by default. Hvor det er muligt, bør der også inkorporeres principperne om privacy by design, som sikrer, at data- og privatlivsbeskyttelse er en essentiel del af udviklingen af et produkt/tjeneste.
   
   
9. Udnævn evt. en DPO: En databeskyttelsesrådgiver (DPO) er ikke et krav i henhold til GDPR for alle virksomheder, men det kan stadig være en fordelagtig praksis at udpege en – især hvis din virksomhed håndterer betydelige mængder persondata. En DPO kan overvåge overholdelsen af GDPR og fungere som kontaktperson for datatilsynsmyndighederne og andre interessenter. Det er dog et krav at have en DPO for offentlige myndigheder og virksomheder, der udfører systematisk og omfattende overvågning af personer eller behandler store mængder følsomme data.
   
   
10. Regelmæssig revision og opdatering: GDPR er en dynamisk lovgivning, der hele tiden udvikler sig. Derfor er det vigtigt at løbende revidere og opdatere virksomhedens aktiviteter, risikovurderinger, procedurer og politikker for at sikre overensstemmelse. Husk derudover at dokumentere alle initiativer for at overholde GDPR, herunder bl.a. resultaterne af virksomhedens datarevisioner samt risikovurderinger, politikker, procedurer og modtagne dataanmodninger.

Ved at følge disse trin kan din virksomhed komme langt med at implementere GDPR-compliance, samtidig med at den beskytter persondata og styrker tilliden hos kunder og samarbejdspartnere. Det er vigtigt at huske, at denne liste ikke er udtømmende, da GDPR er kompleks og ændrer sig over tid. Derfor bør implementering tilpasses den specifikke kontekst og løbende opdateres i overensstemmelse med de seneste ændringer og vejledninger fra relevante myndigheder og eksperter.

Hovedpunkter

Denne trin-for-trin guide til GDPR-implementering præsenterer ti afgørende skridt, der skal følges for at implementere compliance. Den dækker alt fra bevidsthedsskabelse og gennemgang af data til implementering af sikkerhedsforanstaltninger og indhentning af samtykke. Guiden understreger vigtigheden af dokumentation og løbende opdatering af procedurer og politikker.

For further details and more guidance on your GDPR compliance: GDPR Compliance Checklist: Hvordan du bliver GDPR compliant i 2023.

Hvordan kan et GDPR compliance software som .legal hjælpe?

Manglende overholdelse kan – som nævnt - føre til betydelige bøder, mens korrekt implementering af GDPR ikke kun viser engagement i datasikkerhed, men også respekt for individets ret til privatliv.

GDPR-dokumentation i Excel vs. Platform

For virksomheder, der ønsker at navigere gennem det – til tider – komplekse landskab af GDPR-regler med lethed og nøjagtighed, kan legal tech software fra .legal være løsningen til at forbedre og strømline compliance-processen. Her får virksomheden værktøjer til at bistå med alt fra GDPR dokumentation og planlægning til auditering af databehandlere og Privacy ISMS (herunder bl.a. IT-sikkerhed og NIS2).

Ved brug af GDPR compliance software kan en virksomhed sikre, at dennes processer er effektive, præcise og i overensstemmelse med de skiftende krav og standarder inden for databeskyttelse, hvilket styrker både tilliden fra kunder samt den generelle overholdelse af lovgivningen.