Har du overblik over alle de GDPR-aktiviteter, du skal løse i løbet af et år? Hvis ikke, så er du helt sikkert ikke alene. Det kan være en kompleks opgave både at planlægge, opfølge og rapportere på et GDPR-årshjul, og hvor skal du lige starte arbejdet? Og hvordan kan du sikre, at GDPR-aktiviteterne kan spredes ud til flere i organisationen?
Det nye årshjul og opgavestyring i Privacy giver et bud på dette. Og vi er rigtig glade for at kunne præsentere jer for dette nye værktøj, der netop kan hjælpe med ovenstående problemstillinger.
Se og læs meget mere om Privacy årshjulet her.
Du kan allerede i dag tage vores årshjul i brug, det er gratis og der er ingen binding.
Ambitionen med det nye Privacy årshjul og opgavestyring er at give dig og dine kollegaer et intuitivt værktøj, som I kan bruge til at lette jeres arbejde med GDPR i hverdagen. Det kan hurtigt blive en uoverskuelig opgave, hvis jeres GDPR-arbejde skal styres på post-it notes eller i delte dokumenter, og I samtidig har en masse andre arbejdsopgaver ved siden af.
Derfor vil vi gerne med årshjulet give dig struktur, overblik og fleksibilitet – i et værktøj, som er hurtigt at komme i gang med og hurtigt vil kunne give værdi til dig og din virksomhed.
Med årshjulet får du helt overordnet mulighed for:
Eksempel på et planlagt årshjul med aktiviteter spredt ud over året og status på fremdrift
Vi har udviklet årshjulet ud fra de samme principper som resten af Privacy. Hvilket nærmere bestemt betyder, at vi har designet et intuitivt, simpelt og brugervenligt årshjul, så du får et overskueligt værktøj, der kan hjælpe dig med planlægningen af dine GDPR-aktiviteter. Samtidig giver årshjulet dig et hurtigt overblik over planlagte aktiviteter og fremdrift, som selvfølgelig også kan deles med andre, såvel internt som eksternt.
Men hvilke aktiviteter skal du planlægge i dit årshjul? Det kan være uoverskueligt at blive ramt af et ”blankt kanvas”, som du efterfølgende skal udfylde. Dertil vil vi også gerne hjælpe. Vi har i samarbejde med eksperter fra Bech-Bruun udarbejdet et katalog over GDPR-aktiviteter og -kontroller. I skrivende stund finder du 40 aktiviteter, som du kan planlægge i dit årshjul. En anden fordel ved at benytte aktiviteter fra kataloget er, at du den vej igennem kan få adgang til Bech-Bruuns best practices ift. udførelsen af aktiviteten. Kataloget kan måske endda være en inspiration og gøre dig opmærksom på aktiviteter, der bør udføres, men som I måske ikke tidligere har udført.
Årshjulet gør det let og hurtigt at planlægge, hvor ofte I ønsker at udføre den enkelte aktivitet, og hvem der er ansvarlig for det. Her har du mulighed for at uddelegere en aktivitet til både en afdeling eller en specifik person. På denne måde kan du og dine kollegaer samarbejde om GDPR-arbejdet, og du sikrer også, at den enkelte aktivitet genbesøges med jævne mellemrum.
Hver enkelt bruger får et overblik over de opgaver, de skal løse
Et årshjul giver selvfølgelig først værdi, når det kører, og de konkrete opgaver bliver løst. Målsætningen er, at du og dine kollegaer let kan samarbejde om at få gennemført de aktiviteter, du har planlagt i løbet af et år. Dertil har vi lavet: Opgavestyring, som er et mere operationelt projektværktøj, hvor den enkelte bruger kan få et overblik over, hvilke opgaver denne skal løse.
Lidt forsimplet sagt, så opfyldes årshjulet i takt med, at alle ansvarlige får udført og markeret deres opgaver som afsluttede. For at hjælpe med dette får hver enkelt medarbejder adgang til deres opgaveboard, men alle standardaktiviteter fra vores katalog fødes også med en række delopgaver, der kan bruges som en tjekliste ift. udførelsen af den enkelte aktivitet. Vi vil altså gerne hjælpe med, hvordan en aktivitet løses og sikre, at den enkelte ansvarlige kommer rundt i alle hjørnerne.
Det er desuden muligt at overlevere opgaven til en kollega, skrive en kommentar, oprette sine egne delopgaver og uploade dokumentation på opgaven.
Den enkelte bruger får adgang til sit opgaveboard, men du vil også kunne se opgaver på tværs af f.eks. en afdeling og se, om der skulle være nogle opgaver, der ender i ”forfaldende opgaver” og dermed kræver ekstra opmærksomhed.
I en travl hverdag vil der altid være en risiko for, at du glemmer at tjekke dit GDPR-årshjul, og hvilke opgaver du skal have løst i denne måned. Derfor har vi indtænkt, hvordan du kan få information ud af Privacy, når dette er relevant for dig. Og hvordan dine GDPR-opgaver kan blive en del af den kontekst, du til dagligt arbejder i. Derfor bliver du automatisk påmindet af Privacy på email, når deadline på en opgave nærmer sig. Og samtidig får du mulighed for nemt at tilføje dine GDPR-opgaver til din Outlook-kalender, så opgaverne på den måde kommer tættere på din hverdag.
En af fordelene ved at benytte vores standardaktiviteter og -kontroller, er at vi løbende holder kataloget opdateret. Det kan være, at der laves en helt ny aktivitet, eller at vi ændrer i opsætningen af en eksisterende aktivitet. På denne måde er du sikker på at blive opdateret, hvis dine planlagte aktiviteter påvirkes af ændringer i lovgivningen.
Valideringsflow gennemføres med jævne mellemrum på de enkelte behandlinger
Kvaliteten af din GDPR-dokumentation er afhængig af, at du og dine kollegaer med jævne mellemrum får genbesøgt og ajourført dokumentationen. Dette kan årshjulet hjælpe dig med, med vores dynamiske ”validering af behandlingsaktiviteter” aktivitet. Denne planlægger du i dit årshjul, som med andre aktiviteter, men herefter vil du og dine kollegaer automatisk blive tildelt opgaver, baseret på alle nuværende og nye behandlingsaktiviteter der oprettes.
På denne måde får du også et overblik på behandlingsaktivitetsniveau over, om der er nogle behandlinger, der mangler at blive valideret, hvem der har valideret dem samt hvornår.
Med det helt nye valideringsmodul i Privacy, bliver det meget nemmere for dig at sørge for, at den ansvarlige på de enkelte behandlingsaktiviteter med jævne mellemrum får genbesøgt dokumentationen. På den måde sikrer du et ajourført dokumentationsgrundlag, og at du altid har en opdateret fortegnelse ved hånden.
Hvis du allerede bruger Privacy i dag, har du mulighed for at få adgang til følgende funktioner. Hvis du ikke har fået aktiveret modulet endnu, er du meget velkommen til at kontakte os.
Hvis du ikke allerede har Privacy, så kan du hurtigt komme i gang. Det tager to minutter at oprette din gratis Privacy platform, hvorfra du får fuld adgang til årshjulet.